تصدیق کا خط کیسے لکھیں

مواد

• مراحل
• حصہ 1 مناسب شکل کی پیروی کریں
• حصہ 2 خط لکھیں
• حصہ 3 خط کو حتمی شکل دیں

پروفیشنل لائسنس یا امتحان میں داخلے کے لئے درخواست کے حصول کے لئے زیادہ تر وقت کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ یہ ثابت کرنے کے لئے کہ آپ مطلوبہ شرائط پر پورا اترتے ہیں۔ نیز ، آپ کو کسی سابق ساتھی یا کسی ملازم کے لئے جو کسی نئی ملازمت کے لئے درخواست دے رہے ہیں ، کے لئے بھی اس طرح کا خط لکھنا پڑ سکتا ہے۔ یہ خط و کتابت اس بات کی تصدیق کرتی ہے کہ آپ نے ذاتی طور پر کسی چیز کا مشاہدہ کیا ہے یا آپ کو کسی حقیقت کا یقین ہے۔ عام اصول کے طور پر ، یہ سرکاری کاروباری خط کی شکل میں لکھا جاسکتا ہے۔

مراحل

حصہ 1 مناسب شکل کی پیروی کریں

1. 
   

   
   اگر ممکن ہو تو لیٹر ہیڈ کا استعمال کریں۔ اگر آپ بنیادی طور پر پیشہ ورانہ صلاحیت میں خط لکھتے ہیں تو ، بہتر ہے کہ آپ اپنی کمپنی کا لیٹر ہیڈ استعمال کریں۔ تاہم ، ذاتی خط لکھنے کے لئے مؤخر الذکر کے استعمال کی سفارش نہیں کی جاتی ہے۔
   • مثال کے طور پر ، آپ اپنی کمپنی کا لیٹر ہیڈ کسی سابق ملازم کے بارے میں تصدیق نامہ لکھنے کے ل use استعمال کرسکتے ہیں تاکہ اس کی جانکاری اور مہارت کی گواہی دے سکے۔
   • اس کے علاوہ کمپنی کے لیٹر ہیڈ کو اپنے لیٹر کے لئے بھی استعمال نہ کریں اگر آپ جس موضوع پر گفتگو کر رہے ہیں اس کمپنی میں آپ کے کام کے ساتھ کوئی مشترک نہیں ہے۔

2. 
   

   
   پڑھنے کے قابل فونٹ کا انتخاب کریں۔ تصدیق نامہ کے ل Times ، ٹائمز نیو رومن جیسے زیادہ رسمی اور زیادہ کلاسک ٹائپ فاسس کا انتخاب کرنا ضروری ہے۔ اس کے علاوہ ، مؤخر الذکر تمام ای پراسیسنگ سافٹ ویئر پر دستیاب ہے۔
   • آپ ایریل یا ہیلویٹیکا ڈیفالٹ فونٹس بھی استعمال کرسکتے ہیں۔

3. 
   

   
   
   
   اپنے خط کی تاریخ. یادگار کی پہلی لائن اس تاریخ کے ل reserved محفوظ رکھنی چاہئے جس کے بارے میں آپ لکھ رہے ہیں۔ اگر آپ کو یہ نہیں لگتا کہ آپ اسے ایک یا دو دن کے لئے میل میں بھیج سکتے ہیں تو ، اس معاملے میں اس کی تاریخ کے لئے کوشش کریں۔ مہینوں کو نمبروں کے استعمال کی بجائے پورے خطوط میں لکھیں۔
   • اگر آپ اپنے ای پراسیسنگ سافٹ ویئر میں پیشہ ور میل ٹیمپلیٹ استعمال کررہے ہیں تو ، آپ کو دن کی ڈیفالٹ تاریخ داخل کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

4. 
   

   
   وصول کنندہ کا پتہ درج کریں۔ اگر معلوم ہو تو وصول کنندہ کا پورا نام اور لقب رکھیں۔ تاہم ، جب آپ کی ای میل کو کسی اسکول ، کارپوریشن یا کسی پیشہ ور کمیشن سے خطاب کیا جاتا ہے تو ، آسانی سے لینٹٹ کا نام رکھیں۔
   • ایڈریس کو بلاک فارمیٹ میں رکھیں اگر یہ پروفیشنل میل ہے تو ، جس طرح آپ اسے کسی لفافے پر لکھتے ہیں۔ اگر آپ اپنے ای پروسیسنگ سوفٹویئر سے ٹیمپلیٹ استعمال کرتے ہیں تو ، یہ ای فیلڈ پہلے ہی بطور ڈیفالٹ تشکیل دی جائیں گی۔
   • اگر آپ لیٹر ہیڈ پر اپنا خط نہیں لکھتے ہیں تو پہلے اپنا نام اور پتہ پہلے بلاک میں لکھیں۔ اس کے بعد آپ وصول کنندہ کا نام اور پتہ بتائیں گے۔

5. 
   

   
   
   
   کے عنوان کی نشاندہی کریں۔ اعتراض وصول کنندہ کو بتاتا ہے کہ یہ کیا ہے۔ اگر آپ کی ای میل کو کسی خاص شخص سے خطاب نہیں کیا جاتا ہے تو یہ بہت اہم ہے۔ جو بھی اسے کھولتا ہے اسے پتہ کرنا چاہئے کہ اسے مخاطب کو کیسے بھیجنا ہے۔
   • موضوع لکیر عام طور پر آپ کی میل لکھنے کی وجہ ہوگی۔ اگر آپ اسے کسی دوسرے شخص کے ل write لکھتے ہیں تو ، اس کا نام بطور اعتراض رکھیں۔ مثال کے طور پر ، آپ مندرجہ ذیل لکھ سکتے ہیں: "کورین لیروئی کے لئے خط کا اعتراف۔ "

6. 
   

   
   اپنا دستخط بلاک بنائیں۔ خط کی باڈی کیلئے جگہ چھوڑنے کے لئے کچھ لائنیں چھوڑیں ، پھر جاری رکھیں اور اپنے دستخطی فیلڈ کو فارمیٹ کریں۔ ایک آسان اختتامی فارمولا کا استعمال کریں جیسے "مخلصانہ" پھر چار لائنوں سے نیچے جائیں ، پھر اپنا پہلا اور آخری نام درج کریں۔
   • اگر آپ اصلی کاپی کو قانونی حیثیت دینے کا ارادہ رکھتے ہیں تو ، دستخطی بلاک بھی شامل کرنا ضروری ہے۔ انٹرنیٹ پر ایک notarized دستخط بلاک ٹیمپلیٹ کے لئے تلاش کریں۔

حصہ 2 خط لکھیں

1. 
   

   
   خط کو موزوں شخص یا ہستی سے مخاطب کریں۔ عام طور پر ، کسی پیشہ ور میل میں ، سلام کے لفظ "مہنگے" سے شروع کرنا ضروری نہیں ہوتا ہے۔ ایسا کرنے کے لئے ، صرف اس شخص یا محکمہ کا نام بتائیں جو خط وصول کرے گا۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ یہ تصدیق کرنے کے لئے خط لکھتے ہیں کہ آپ نے لائسنس کے حصول کے لئے جاری تعلیم کے تقاضوں کو پورا کیا ہے تو ، آپ "لائسنسنگ کمیشن" لکھ سکتے ہیں اور پھر دو نکات بناسکتے ہیں۔
   • اگر ممکن ہو تو ، "کس سے" بیان کرنے کے بجائے ، خدمات یا بورڈ آف ڈائریکٹرز کے نام کا نام رکھیں۔
   • اگر آپ کسی دوسرے شخص ، جیسے سابق ملازم کے لئے توثیقی خط لکھتے ہیں تو ، اگر ممکن ہو تو وصول کنندہ کو نام کے ساتھ مخاطب کرنے کی کوشش کریں۔

2. 
   

   
   اگر ضروری ہو تو اپنا تعارف کروائیں۔ خاص طور پر ، اگر میل کسی اور شخص کی طرف سے لکھا گیا ہے تو ، پہلے پیراگراف میں اپنا تعارف کروائیں۔ آپ وصول کنندگان اور آپ کے پاس موجود ہر قابل اطلاق سرٹیفیکیشن سے اپنے تعلقات کی وضاحت کرسکتے ہیں۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی سابق ملازم کے لئے یہ خط لکھتے ہیں تو ، کمپنی میں اپنے فنکشن کی وضاحت کرتے ہوئے اور آپ اس پر کتنے عرصے سے کام کر رہے ہیں ، بیان کرنے کی کوشش کریں۔
   • اگر آپ اسے اپنے لئے لکھتے ہیں تو ، آپ کا نام آپ کو متعارف کرانے کے لئے کافی ہے۔ مثال کے طور پر ، آپ یہ لکھ سکتے ہیں: "میں ، کورین لیراoy ، گراسلن ضلع میں ہفتے کے آخر میں منعقدہ سیمینار میں میری موجودگی کی تصدیق کرتا ہوں ، جو 10 سے 17 اکتوبر تک ہوا تھا۔ اس طرح کی میل کے ل the ، خط کا باڈی عام طور پر ایک یا دو جملوں سے زیادہ نہیں ہوتا ہے۔

3. 
   

   
   اس شخص کی شناخت کرو جس کے لئے آپ خط لکھ رہے ہیں۔ اگر آپ کسی اور کی پیشہ ورانہ قابلیت کی گواہی دینے کے لئے خط لکھتے ہیں تو ، آپ کو تعارف کروانے کے بعد آپ کو لازمی طور پر ان کا نام فراہم کرنا ہوگا۔ پہلے جملے میں داخل کرنا اور پھر اپنا تعارف کروانا بھی ممکن ہے۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی سابق ملازم کے لئے میل لکھتے ہیں تو ، آپ یہ لکھ سکتے ہیں: "میں ڈوبوس موٹرس کا صدر پال ڈوبوس ہوں۔ میں کورین لیروئی کی میکانکی صلاحیتوں کی گواہی دینے کے لئے لکھ رہا ہوں۔ "

4. 
   

   
   حقائق یا متعلقہ معلومات فراہم کریں۔ خط کی باڈی میں ، آپ کو بڑی حد تک کوئی ایسی معلومات فراہم کرنا ہوگی جسے آپ خط و کتابت کے ذریعہ تصدیق کرنا چاہتے ہو۔ آپ کی وجوہات پر منحصر ہے ، یہ ایک جملے یا کئی صفحات تک محدود ہوسکتا ہے۔
   • حقائق پر قائم رہو اور مکم toneل لہجے کا استعمال کرتے ہوئے زیادہ سے زیادہ واضح اور مستحکم لکھیں۔

5. 
   

   
   اگر آپ اپنے لئے میل لکھتے ہیں تو کوئی بیان دیں۔ فرض کریں کہ آپ اپنے بارے میں کسی چیز کی تصدیق کے ل to کسی ہستی یا تنظیم کو خط لکھتے ہیں۔ آپ کو ایک بیان کے ساتھ اختتام کرنا ہوگا کہ جہاں تک آپ جانتے ہو تمام مواد سچائی اور درست ہے۔
   • مثال کے طور پر ، آپ کا اختتام کچھ اس طرح نظر آتا ہے: "ذیل میں میرے دستخط کے ذریعہ ، میں اعلان کرتا ہوں کہ مندرجہ بالا فراہم کردہ تمام معلومات ، میرے علم کے مطابق ، صحیح اور صحیح ہیں۔ "
   • اس طرح کی سزا خاص طور پر اہم ہے اگر آپ دستخط کرنے کے بعد میل کو قانونی حیثیت دینے کا ارادہ رکھتے ہیں۔

حصہ 3 خط کو حتمی شکل دیں

1. 
   

   
   اسے غور سے پڑھیں۔ خط کے تصدیق نامے میں ہجے اور گرائمر اس کے استقبال پر اثرانداز ہوسکتے ہیں۔اگر بہت ٹائپز اور غلطیاں ہیں تو ، وصول کنندہ آپ کو سنجیدگی سے نہیں لے سکتا ہے۔
   • اپنی معلومات کو بھی چیک کریں۔ خط پر دستخط لگانے سے سارے مواد کی صداقت باقی رہ جاتی ہے۔ اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ نے نمبر ، تاریخیں اور دیگر نمبر لکھے ہیں۔

2. 
   

   
   یہ پرنٹ. اگر آپ اسے بذریعہ ڈاک بھیج رہے ہیں تو اسے لیٹر ہیڈ پیپر یا اعلی معیار کے کاغذ پر پرنٹ کریں۔ براہ کرم عام فوٹو کاپی کاغذ استعمال نہ کریں کیونکہ اس سے اچھا تاثر نہیں ملتا ہے۔ اگر آپ کے پاس اچھے معیار کا کاغذ نہیں ہے تو ، صرف مقامی کتاب کی دکان پر ایک چھوٹا سا پیکیج خریدیں۔
   • اس بات کو یقینی بنائیں کہ میل مناسب طریقے سے چھپی ہوئی ہے اور مارجن کافی ہیں۔ ہر طرف کم سے کم 2.5 سینٹی میٹر مارجن ہونا چاہئے۔
   • اگر آپ کے متعدد صفحات ہیں تو ، ان کی تعداد بتانا نہ بھولیں۔ ڈیجیٹل فارمیٹ کا استعمال وصول کنندہ کو اس بات کی تصدیق کرنے میں مدد دے گا کہ اس کے پاس تمام صفحات ہیں۔

3. 
   

   
   اگر ممکن ہو تو ، ایک نوٹری کی موجودگی میں میل پر دستخط کریں۔ تصدیق نامہ کی تصدیق کرنا ہمیشہ ضروری نہیں ہوتا ہے ، کیونکہ بہت سے معاملات میں ، صرف دستخط ہی کافی ہیں۔ وصول کرنے والے سے رابطہ کریں تاکہ معلوم کریں کہ قانونی حیثیت ضروری ہے۔
   • اگر اس خط کی قانونی اہمیت ہے تو اکثر نوٹریز کی تصدیق کی ضرورت ہوتی ہے۔ فرض کریں کہ آپ تصدیق کے لئے ایک خط پیش کرنا چاہتے ہیں جس کی تصدیق کے ل you کہ آپ نے اپنی یونیورسٹی کی ڈگری حاصل کرنے کے لئے تقاضے پورے کرلیے ہیں۔ اس معاملے میں ، قانونی شکل کی کاپی درکار ہوگی۔

4. 
   

   
   وصول کنندہ کو اپنی میل بھیجیں۔ مزید معلومات کے لئے ان سے رابطہ کریں کہ وہ آپ کا خط کیسے وصول کرنا چاہتے ہیں۔ ایسی سرکاری دستاویز کے ل For ، اگر ممکن ہو تو اسے بذریعہ ڈاک بھیجنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ تاہم ، کچھ وصول کنندگان ای میل یا فیکس کے ذریعے بھیجنا پسند کرتے ہیں۔
   • اگر آپ اسے ای میل کے ذریعہ بھیجتے ہیں تو ، اسے پرنٹ کریں اور پہلے اس پر دستخط کریں۔ پھر ، اصلی کاپی اسکین کریں تاکہ آپ دستخط شدہ خط کی پی ڈی ایف فائل منسلک کرسکیں۔