میٹنگ کی تیاری کیسے کریں

مواد

• مراحل

میٹنگ کو کامیابی کے ل. تیاری کرنا بہت ضروری ہے۔ ملاقاتیں بھی بہت سے کیریئر کا ایک اہم حصہ ہیں ، لہذا یہ چھوٹا کاروبار نہیں ہے!

مراحل

1. اپنے آپ سے پوچھیں اگر یہ ضروری ہے یا نہیں۔ اگر آپ صرف معلومات تک پہنچانے کے لئے میٹنگ کا شیڈول بناتے ہیں تو ، دوسرے لوگوں کا وقت ضائع نہ کریں۔ انہیں میمو بھیجیں۔
2. ایک رائے تیار کریں۔ اس میں میٹنگ کی تاریخ ، وقت ، ایجنڈا اور مقام شامل ہونا چاہئے۔ اس اطلاع کو شرکاء کو کافی وقت پہلے ہی تقسیم کریں۔
3. پچھلی میٹنگ کے نوٹ جوڑیں ، اگر کوئی تھا۔ اس سے شرکاء کو موقع ملے گا کہ وہ ان نکات کی نشاندہی کریں جو وہ نہیں سمجھتے ہیں یا جن کے ساتھ وہ متفق نہیں ہیں۔
4. بنیادی عناصر کو جگہ پر رکھیں۔ اجلاس کے آغاز سے قبل کرسیاں اور میزیں ترتیب دیں۔ سب کے لئے کاغذ اور قلم حاصل کریں۔ ٹیبل کے بیچ میں پانی کا کیفی اور ٹیبل کے ساتھ شیشے رکھیں۔
5. سیشن کے آغاز کا اعلان کریں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اجلاس کی صدارت کرنے والا شخص خاموشی کا مطالبہ کررہا ہے تاکہ میٹنگ کا آغاز ہوسکے۔ ٹیم کے سہ ماہی مقاصد کا تعین کریں۔اس دن کا ایجنڈا ان عنوانات کی فہرست ہے جن کے بارے میں آپ پہلے سے طے شدہ وقت میں اس مقصد کو حاصل کرنے کے ل address خطاب کریں گے۔ مثال کے طور پر: 1) پچھلی سہ ماہی (15 منٹ) کے مقاصد کی صورتحال پر نظر ثانی ، 2) گول کی تجاویز کے لئے ٹور ڈی ٹیبل (20 منٹ) ، 3) 5 مقاصد (10 منٹ) کا انتخاب۔
6. حاضری کی کتاب پاس کریں۔ آپ ملاقات کے آغاز میں ایک کاغذ کے ٹکڑے کا استعمال بھی کرسکتے ہیں اور موجود ہر فرد کو اپنے نام اور دستخط کی وضاحت کر سکتے ہیں۔ ان ناموں کو رپورٹ میں شامل کیا جائے گا۔
7. رپورٹ کے بارے میں سوچئے۔ منٹوں کے انچارج سکریٹری سے ملاقات کے اہم نکات کو بیان کرنے اور بعد میں انھیں ٹائپ کرنے کو کہیں۔
8. سرکاری اجلاس کے اختتام پر پوچھیں ، اگر کسی سے کوئی سوال ہے۔ یہ متفرق امور کے نام سے جانا جاتا ہے۔ اگلی میٹنگ کے لئے ایک تاریخ کا تعین کریں اور اسے باضابطہ طور پر مکمل کریں۔

• ایک ایجنڈا میٹنگ کی وضاحت کرتا ہے اور کسی خاص مضمون کے بارے میں زیادہ دیر بات کرنے سے روکتا ہے۔
• سالانہ جنرل اجلاس میں صدر کا قیام عام ہے۔ کرسی اجلاس کی رہنمائی کرتا ہے ، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ایجنڈے پر عمل کیا جائے اور ایک وقت میں صرف ایک شخص بولے۔
• اگر کسی کرسی کا تقرر نہیں کیا گیا ہے تو ، پوچھیں کہ کیا کوئی اور اس اجلاس کے لئے اس کردار کو پر کرنا چاہے گا۔
• یہی اصول اس رپورٹ کے ذمہ دار سکریٹری پر بھی لاگو ہوتا ہے۔
• مزید اختلاف رائے سے بچنے کے لئے قطعی کھاتہ رکھنا ضروری ہے۔
• یہ ہدایات ایک باضابطہ اجلاس سے متعلق ہیں۔
• یہاں تک کہ کسی غیر رسمی ملاقات کے تناظر میں ، پہلے ایک نوٹس ارسال کریں جس میں ملاقات کے وقت اور تاریخ کی نشاندہی کرنا ایک اچھا خیال ہے۔ کام کے موقع پر ، شرکا کو غیر رسمی میٹنگ میں شرکت کے لئے کہنا کافی ہوسکتا ہے۔

• اجلاس کو باآسانی چلانے کو یقینی بنانے کے لئے صدر کی مضبوط شخصیت ہونی چاہئے۔