میرے مالک کے فون کال کا جواب کیسے دیں

مواد

• مراحل
• حصہ 1 فون پر پیشہ ور آداب کی مشق کرنا
• حصہ 2 اپنے سپروائزر کے ساتھ تبادلہ خیال کرنا
• حصہ 3 کام کے اوقات کے باہر فون کال کا جواب دینا

اپنے باس سے فون وصول کرنا بعض اوقات پریشانی کا باعث ہوتا ہے ، خاص طور پر اگر یہ اکثر آپ کو گھبراتا ہے اور آپ کو اپنا اعتماد کھو دیتا ہے۔ اپنے آجر کی جانب سے فون کالز کا جواب دینے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ فون پر ہر وقت پیشہ ور آداب کی مشق کریں اور اپنے کام سے منسلک سوالوں کے جوابات کے ل always ہمہ وقت تیار رہیں۔

مراحل

حصہ 1 فون پر پیشہ ور آداب کی مشق کرنا

1. 
   

   
   کال اٹھاؤ۔ فون اٹھانے سے پہلے دو سے تین بار بجنے دیں۔ اس سے اسے یہ تاثر ملے گا کہ آپ مصروف اور اچھی کارکردگی کا مظاہرہ کر رہے ہیں۔ بہت جلد فون اٹھائیں ، یہ تاثر دیں کہ آپ زیادہ مصروف نہیں ہیں یا کچھ بھی نہیں کرتے ہیں ، ایسا کرنے سے پہلے بہت لمبا انتظار کرنا بتاتا ہے کہ کال کرنے والا آپ کی ترجیح نہیں ہے۔
   • یاد رکھیں جب بھی آپ پیشہ ورانہ ماحول میں ہوں اس ضابطہ کا اطلاق ہر وقت کریں ، جو بھی آپ کو فون کرے گا۔ ایسا نہ کریں اور نہ ہی اس کی سہولت کے قواعد کو صرف اس وقت نافذ کریں جب آپ کا باس فون کے ذریعے آپ سے رابطہ کرنے کی کوشش کرے ، بلکہ آپ کے ساتھیوں ، صارفین اور سپلائرز سمیت ہر ایک کے ساتھ ، جو آپ کے ساتھ مناسب سلوک کرتا ہے تو وہ زیادہ قبول ہوگا۔ اس کے علاوہ ، آپ کبھی بھی یقینی طور پر نہیں جان سکتے کہ جب آپ کا آجر آپ کو کسی اور لائن سے فون کرے گا۔

2. 
   

   
   
   
   اسے پیشہ ورانہ سلام۔ فون کا جواب دیتے وقت ، ہر ممکن حد تک پیشہ ور اور خوشگوار ہونے کی کوشش کریں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کے ساتھی کارکن یا آپ کا آجر آپ کو فون کرتا ہے تو ، کہیں ، "یہاں ژاں پوسن۔ میں آپ کی کس طرح مدد کرسکتا ہوں؟ "
   • اگر آپ ایک سے زیادہ محکموں کے ساتھ کسی بڑی تنظیم میں کام کرتے ہیں تو ، اپنے سلام میں اپنے محکمہ یا محکمہ کا نام بتائیں۔ کہیں ، "یہاں جین پوسن کمرشل ڈیپارٹمنٹ سے ہے۔ میں آپ کے لئے کیا کرسکتا ہوں؟ "
   • جب کسی بیرونی لائن سے کسی فون کال کا جواب دیتے ہو تو اپنے کاروبار کا نام درج کریں ، یہاں تک کہ اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کا باس آپ کو کال کر رہا ہے۔ مثال کے طور پر ، کہتے ہیں ، "ہیلو! یہاں اے بی سی سروس ، آلے میں جین پوسن۔ میں آپ کی کس طرح مدد کرسکتا ہوں؟ "

3. 
   

   
   کھانا نگل لیں یا اپنے چیونگم کو تھوک دیں۔ فون اٹھانے سے پہلے اسے بہترین انداز میں انجام دیں ، لیکن اگر آپ وقت پر یہ کام نہیں کرسکتے ہیں تو ، کارروائی کو انتہائی ممکن اور پرسکون طریقے سے ختم کریں۔ منہ میں چیونگم یا کھانے کے ساتھ بات کرنا نامناسب ہے اور یہ خود کو بری تصویر پیش کرتی ہے۔ بہتر بات چیت کرنے والے کو اس کا احساس ہوگا۔

4. 
   

   
   
   
   مائکروفون میں صاف اور براہ راست بات کریں۔ اس سے آپ اور آپ کے سپروائزر کے مابین مواصلات کے مسائل سے بچنے میں مدد ملے گی ، جو بعد میں دشواریوں کا سبب بن سکتی ہے۔ اس کے علاوہ ، اگر آپ کے مالک کو آواز یا خراب آڈیو کوالٹی کی پریشانی کی وجہ سے آپ سے بات چیت کرنے میں دشواری ہو تو وہ مایوس ہوجائے گا۔
   • جواب دیتے وقت اور فون پر بات کرتے وقت مسکرانا بھی یاد رکھیں۔ آپ کے مالک سمیت کال کرنے والوں کی اکثریت یہ جان لے گی کہ آپ اپنی آواز اور لہجے سے مسکراتے ہیں۔ اس سے آپ کے باس پر مثبت اثر پڑے گا ، خاص طور پر اگر آپ سیلز اور کسٹمر سروس سے متعلق کسی صنعت میں کام کرتے ہیں۔

5. 
   

   
   اس پر اپنی ساری توجہ دیں۔ اپنے باس کے ساتھ فون پر بات کرتے وقت بہت محتاط رہیں۔ اپنے تمام کاموں کو بند کرو یہاں تک کہ اگر یہ کوئی کام ہے جو اس نے پہلے آپ کو دیا تھا۔ سننے کے لئے تیار رہو کہ اس نے آپ کو کیا کہنا ہے۔
   • عام طور پر ، اپنے مالک کے ساتھ بات چیت کرتے وقت بیرونی عوامل سے مشغول ہونے سے بچیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کا فون پر رہتے ہوئے آپ کا کوئی ساتھی آپ کے دفتر میں آجاتا ہے تو ، اسے شائستہ اشارے سے بتائیں کہ آپ ابھی اس سے بات نہیں کرسکتے ہیں۔

حصہ 2 اپنے سپروائزر کے ساتھ تبادلہ خیال کرنا

1. 
   

   
   نوٹ لے لو۔ جب آپ اس کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں تو اپنی نوٹ بک لیں اور نوٹ لینے کو تیار ہوں۔ ایسا کرنے سے آپ کسی بھی وقت کسی بھی اہم معلومات کو نوٹ کرنے کے لئے تیار رہنے دیں گے جو گفتگو کے دوران وہ آپ سے بات چیت کرنا چاہتا ہے جیسے: اوقات ، تاریخ ، پتے یا کسی خاص کام کے لئے ہدایات۔اس کی مدد سے آپ ان تمام اہم سوالات لکھ سکتے ہیں جن کے بدلے میں آپ اس سے پوچھنا چاہیں گے۔
   • ہمیشہ اپنے ڈیسک پر ، کسی اوپر دراز میں یا آسانی سے قابل رسائی جگہ ، ایک نوٹ پیڈ اور قلم میں رکھنا یاد رکھیں۔ جب آپ مقررہ یا غیر منصوبہ بند فون کال کرتے ہیں تو قریب ہی نوٹ بک رکھنے سے آپ کو اہم معلومات ریکارڈ کرنے کی اجازت مل جاتی ہے۔
   • اگر آپ کے پاس نوٹ بک نہیں ہے ، لیکن آپ اپنے کمپیوٹر کے سامنے بیٹھیں تو ، ایک خالی صفحہ یا ورڈ دستاویز کھولیں اور نوٹ بنائیں جیسے آپ نوٹ بک استعمال کررہے ہیں۔ تاہم ، آگاہ رہیں کہ وہ آپ کو ٹائپ کرنے کی آواز سن سکے گا ، لہذا بہت محتاط رہیں اور دھیان سے سنیں تاکہ وہ حیرت کا کم خیال نہ رکھے کہ کیا آپ کے کی بورڈ کی آوازیں واقعی آپ کی گفتگو سے متعلق ہیں یا نہیں۔

2. 
   

   
   پرسکون رہو۔ کچھ لمحوں کے لئے گہری اور سکون سے سانس لیں اور آپ کو پرسکون کرنے کے لئے ضرورت کے مطابق کچھ پانی پیئے۔ فون پر کسی پریشان شخص کو پہچاننا آسان ہے ، خاص طور پر اگر وہ سخت سانس لے رہی ہے یا اس کی آواز کانپ رہی ہے ، تذبذب کا شکار ہے۔ پرسکون رہنے سے آپ کو زیادہ اعتماد محسوس کرنے اور صورتحال پر قابو پانے میں بھی مدد ملے گی۔
   • اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کا آجر جلد ہی آپ کو فون کرے گا تو ، کال موصول ہونے سے پہلے تھوڑا سا چل کر خود کو اضطراب سے آزاد کرو۔ اٹھو اور اپنے دفتر یا خدمت میں تھوڑا سا چلو ، اس سے آپ کی مدد ہوگی۔ بس کال کے لئے وقت پر واپس آنا یقینی بنائیں۔
   • اگر آپ کو کال سے پہلے یا اس کے دوران جلدی پرسکون ہونے کی ضرورت محسوس ہو تو ، کچھ گہری سانسیں لیں۔ ناک سے چار سے پانچ سیکنڈ تک آہستہ آہستہ سانس لیں۔ اپنی سانس کو مزید تین سیکنڈ کے لئے رکھیں ، پھر مزید چار سے پانچ سیکنڈ کے لئے آہستہ سے سانس لیں۔ آکسیجن سانس لینا آپ کو تناؤ کو دور کرنے اور سر کو صاف کرنے کی سہولت فراہم کرے گا۔

3. 
   

   
   ہر وقت فعال سننے کی مشق کریں۔ چونکہ وہ آپ سے چہرہ نہیں بولتا ہے ، لہذا یہ ضروری ہے کہ آپ فون پر آپ کو کہی ہوئی ہر بات کو واضح طور پر سمجھیں۔ جو چیزیں آپ نے نہیں سنی ہو یا نہ سمجھی ہو اسے دہرانے اور سمجھانے کے لئے اس سے پوچھیں۔
   • درحقیقت ، وضاحت طلب کریں یا وقتا فوقتا کچھ تفصیلات کی تصدیق کریں ، چاہے آپ ان کی ہدایات کو سمجھیں۔ پھانسی دینے سے پہلے صرف اپنے الفاظ میں اپنی ہدایات کا خلاصہ کرنے کی کوشش کریں۔ فعال سننے کی مشق کرکے ، آپ اسے دکھائیں گے کہ آپ اس کی یقین دہانی کے ساتھ سنتے ہیں اور پیشہ ور ہیں۔

4. 
   

   
   اس کا مختصر جواب دیں۔ جھاڑی کے آس پاس مت جائیں ، سیدھے نقطہ پر پہنچیں اور اس کا براہ راست جواب دیں۔ اس سے یہ تاثر ملتا ہے کہ آپ اچھی طرح سے تیار ہیں اور آپ کے باس کو بغیر کسی حد تک دخل اندازی کیے اپنی کال کے مقصد پر توجہ دینے کی اجازت دیں گے۔ زیادہ تر معاملات میں ، آپ کا آجر بہت مصروف ہوتا ہے اور صرف آپ کو فون کرتا ہے کیونکہ وہ آپ سے کچھ مخصوص معلومات چاہتا ہے۔ جب تک کہ وہ آپ کو خصوصی طور پر اس سے تمام تفصیلات بتانے کے لئے نہ کہے ، اسے وہی دیں جو وہ چاہتا ہے۔
   • ایک بار پھر ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ضرورت پڑنے پر آپ کو وضاحت طلب نہیں کرنا چاہئے۔ آپ کا آجر یقینا very بہت مصروف ہے ، لیکن بہتر یہ ہے کہ آپ اپنے مالک سے غلطیوں کو درست کرنے میں گھنٹوں گزارنے کے مقابلے میں 60 سیکنڈ مزید گزاریں۔ اگر آپ سے پوچھنے کے لئے بہت سارے سوالات ہیں ، لیکن آپ سے پوچھنے کے لئے کافی وقت نہیں ہے تو ، اپنے قائد سے پوچھیں کہ کیا آپ کسی خاص ساتھی کے قریب جا سکتے ہیں یا مزید باخبر رہنے کے لئے کسی تحریری دستاویز سے مشورہ کرسکتے ہیں۔

5. 
   

   
   زبانی سر ہلا دیں۔ گفتگو کے دوران یہ کریں۔ زبانی نوڈس "ہاں ،" "متفق ،" "میں سمجھتا ہوں ،" اور "میں دیکھ رہا ہوں" جیسے بیانات ہیں۔ یہ سب ظاہر کرتے ہیں کہ آپ اسے فعال طور پر سن رہے ہیں۔
   • بلاشبہ ، یہ زبانی مصاحف گفتگو کے دوران مناسب اوقات میں ہونے چاہئیں۔ ایسا کرنے سے پہلے کسی ہدایت یا وضاحت کے بعد وقفے کا انتظار کریں۔

6. 
   

   
   پوری کال میں ایک مثبت رویہ رکھیں۔ ایک مثبت اور متحرک رویہ اختیار کرنا آپ کے باس کو ظاہر کرتا ہے کہ آپ پراعتماد ، قابل اور کام کرنے کے چیلنجوں کا مقابلہ کرنے سے گھبراتے نہیں ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر وہ آپ کو کسی مسئلے پر گفتگو کرنے کے لئے بلاتا ہے تو ، اس سے ممکنہ حلوں کے بارے میں بات کریں جس پر آپ عمل کر سکتے ہیں۔
   • ممکن ہو سکے کے طور پر قبول کریں یہاں تک کہ اگر وہ آپ کے کام یا رویہ پر تنقید کر رہا ہے۔ تنقید کو اپنے الفاظ کے ساتھ اختصار کرکے قبول کریں ، پھر اس کو حل کرنے کے طریقہ پر گفتگو کریں۔ مستقبل میں آگے بڑھنے کے راستے کے بارے میں آپ اپنے خدشات ایمانداری کے ساتھ بیان کرسکتے ہیں ، لیکن ماضی کی غلطیوں یا دشواریوں کے بہانے سے بچیں۔
   • جب آپ اپنے خدشات کا اظہار کرنا چاہتے ہو یا ماضی کی پریشانیوں کی وضاحت کرنا چاہتے ہو تو "آپ" کے بجائے "میں" کے ضمیر کا استعمال کرکے اپنے جملے کی تشکیل کریں۔ اس سے آپ کے قائد کو دفاعی دفاع کرنے ، آپ کو منفی یا غصے کے مارے جواب دینے کی اجازت نہیں ہوگی۔ مثال کے طور پر ، اگر وہ آپ کو آپ سے کسی ایسے کام کے بارے میں بات کرنے کے لئے بلاتا ہے جو آپ وقت پر ختم نہیں کرسکتے ہیں تو ، یہ کہتے ہوئے کہ "مجھے ضروری معلومات اکٹھا کرنے میں دشواری تھی" اس کی بجائے "آپ" مجھے وقت پر ضروری معلومات نہیں دیں "۔

7. 
   

   
   اس کے شکریہ. آپ کو فون کرنے کے لئے وقت نکالنے کے لئے اپنے شیف کا شکریہ ادا کرنا یاد رکھیں۔ اگرچہ وہ وہی ہے جس نے آپ کو فون کیا تھا ، اور اس کے اردگرد نہیں ، آپ کو فون کرنے پر اس کا شکریہ ادا کرنا ایک بہت اچھا طریقہ ہے جب آپ نے اسے دیا ہے اس وقت کے ل your آپ کی تعریف کی جائے۔ مثال کے طور پر ، کہتے ہیں ، "مجھے معلوم ہے کہ آپ کا مصروف دن ہے ، مجھے فون کرنے میں وقت دینے کے لئے آپ کا شکریہ۔ "
   • جب بھی آپ کا سپروائزر آپ کو فون کرے ، اور خاص طور پر جب وہ کسی تشویش کا اظہار کرنے ، آپ کے کام پر تنقید کرنے ، یا کسی پروجیکٹ کی وضاحت کرنے کے لئے ایسا کرتا ہے تو ہر بار ایسا کریں۔ اس کا مقصد یہ بتانا ہے کہ آپ جو کام آپ کو دیا گیا ہے اسے انجام دینے کے ل how آپ کتنے بے چین ہیں ، اور اس نے آپ کو جو وقت دیا ہے اس کا شکریہ ادا کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ اس کی کال آپ کے کام کو اچھی طرح انجام دینے میں مدد دے گی۔

حصہ 3 کام کے اوقات کے باہر فون کال کا جواب دینا

1. 
   

   
   اگر ممکن ہو تو کال کا جواب دیں۔ اگر آپ کا باس کام کے اوقات کے بعد آپ کو کال کرتا ہے تو ، اس سے منتخب ہوکر بات کریں اگر یہ آپ کی دوسری ترجیحات میں مداخلت نہیں کرتا ہے۔ اگر آپ چھ مہینوں سے بھی کم عرصے سے اس پوزیشن پر ہیں تو یہ کرنا اس سے بھی زیادہ اہم ہے۔
   • باقاعدہ کاروباری گھنٹوں کے بعد آپ کے باس کے ساتھ بات چیت کرنے کی آپ کی آمادگی ظاہر کرے گی کہ آپ اپنے کاروبار اور اپنے کام کے لئے کتنے سرشار ہیں۔
   • اگر آپ اس کو جواب نہیں دے سکتے جب وہ آپ کو فون کرے گا تو ، جتنی جلدی ہو سکے اس پر دستخط کریں۔ مثالی طور پر ، آپ اپنی آواز سنیں گے اور آپ جلد از جلد فون کریں گے۔ کمپنی کی ثقافت اور کال کی نوعیت پر منحصر ہے ، آپ کو ای میل یا ای میل بھیج کر یہ سمجھانے کے قابل ہونا چاہئے کہ اگر آپ اسے کال نہیں کرسکتے تو آپ کیوں اس کا فون نہیں لے سکتے ہیں۔

2. 
   

   
   اپنے کارپوریٹ کلچر کا جائزہ لیں۔ کچھ کمپنیوں میں ، آجر کو وقت اور دن سے قطع نظر ، فون اور ای میل کے ذریعہ ملازم سے رابطہ رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگرچہ یہ غیر منصفانہ معلوم ہوسکتا ہے ، پھر بھی آپ کو اسے اپنی کمپنی کی ثقافت کے ایک حصے کے طور پر قبول کرنے کی ضرورت ہوگی اگر آپ اس پر کام جاری رکھنا چاہتے ہیں۔
   • اگر آپ نہیں جانتے کہ کن اصولوں پر عمل کرنا ہے تو ، اپنے ساتھیوں کے قریب جائیں۔ آپ یہ سیکھ سکتے ہیں کہ آپ جواب دینے سے پہلے یا آپ سب کو فوری طور پر جواب دینے سے کچھ گھنٹے انتظار کر سکتے ہیں۔ صحیح معلومات تلاش کریں اور اس کا اطلاق کریں۔

3. 
   

   
   مثبت رہیں اور حالات کے مطابق کام کریں۔ اپنے آجر کی بات سننے کے وقت ہمیشہ شائستہ اور مثبت رہیں ، یہاں تک کہ کام کے اوقات سے بھی باہر۔ اس نے کہا ، فیصلہ کرنے سے پہلے آپ کو ہر صورتحال کو انفرادی طور پر دیکھنا ہوگا۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کا آجر آپ پر تنقید کرتا ہے یا آپ کو نوکری کے بارے میں ہدایات دیتا ہے تو ، گفتگو کے دوران نوٹ لیں ، لیکن کال ختم ہونے کے بعد اپنی اضافی پیشہ ورانہ سرگرمیاں جاری رکھنے سے دریغ نہ کریں۔ اگر اس نے جو کام آپ کو دیا ہے وہ فوری نہیں ہے تو ، آپ اسے کام کے اوقات میں الگ رکھ سکتے ہیں اور کام کے اوقات میں انجام دے سکتے ہیں۔
   • دوسری طرف ، اگر یہ کوئی ہنگامی صورتحال ہے تو ، آپ کو اپنے باس کی خواہشات کے مطابق ، ایک ہی وقت میں اپنے آپ کو رکھنا چاہئے اور ایک سیکنڈ کھونے کے بغیر بھی اس مسئلے کو حل کرنا ہوگا۔

4. 
   

   
   اپنے کام کی تسکین کا اندازہ کریں۔ آپ کا باس معقول طور پر توقع نہیں کرسکتا ہے کہ آپ دن میں 24 گھنٹے ، ہفتے میں 7 دن دستیاب رہیں گے۔ تاہم ، اس بات کی کوئی ضمانت نہیں ہے کہ اس کی توقعات معقول ہوں گی۔ اگر آپ کا باس گھنٹوں کے بعد آپ کو مستقل طور پر کال کرتا ہے اور اس سے آپ کو تکلیف یا پریشانی محسوس ہوتی ہے تو ، کسی اور ملازمت کی تلاش میں بھی غور کریں۔
   • اگر آپ جانتے ہو کہ آجر آپ کو گھنٹوں کے بعد فون کرے گا تو اپنا سیل فون بند کردیں ، لیکن جب تک آپ کا اتحاد نہیں ہوتا ہے تو ، آپ کو کسی بھی وقت شاید برطرف کردیا جاسکتا ہے۔ اگر آپ کا مالک نوٹس لے گا کہ آپ کام کے اوقات کے بعد اس کی کالوں کا جواب نہیں دے رہے ہیں یا آپ کو اس کے ل back آپ کو واپس نہیں بھیج رہے ہیں تو آپ کا باس پیچھے ہٹ سکتا ہے۔