تبدیلی کے انتظام کا منصوبہ کیسے لکھیں

مواد

• مراحل
• طریقہ 1 تنظیمی تبدیلیوں کا نظم کرنے کے لئے ایک منصوبہ لکھیں
• طریقہ 2 پروجیکٹ میں ٹریک تبدیلیاں

تبدیلی کے انتظام کے دو طرح کے منصوبے ہیں۔ ایک تنظیم میں ہونے والی تبدیلیوں کے اثرات کی نشاندہی کرتا ہے اور منتقلی میں سہولت فراہم کرتا ہے۔ دوسرا ایک ہی منصوبے میں ہونے والی تبدیلیوں کو ٹریک کرنے میں مدد کرتا ہے ، جس سے مصنوعات میں ہونے والی تبدیلیوں یا منصوبے کے دائرہ کار کا واضح ریکارڈ پیدا ہوتا ہے۔ یہ منصوبے بات چیت کے بارے میں ہیں جو واضح اور درست طریقے سے کرنے کی ضرورت ہے۔

مراحل

طریقہ 1 تنظیمی تبدیلیوں کا نظم کرنے کے لئے ایک منصوبہ لکھیں

1. 
   

   
   تبدیلیوں کی وجوہات دکھائیں۔ ان عوامل کی فہرست بنائیں جن کی وجہ سے تبدیلیاں کرنے کا فیصلہ ہوا ، جیسے خراب کارکردگی ، نئی ٹیکنالوجی ، یا تنظیم کے مشن میں تبدیلی۔
   • ایک نقطہ نظر یہ ہے کہ کاروبار کی موجودہ حالت کی وضاحت کی جائے ، اور آئندہ کی صورتحال جو اس منصوبہ کو تشکیل دینا ہے۔

2. 
   

   
   تبدیلیوں کی نوعیت اور گنجائش کی وضاحت کریں۔ منصوبے کی متوقع نوعیت کا مختصرا describe بیان کریں۔ اس بات کا تعین کریں کہ آیا اس سے پوزیشنز ، عمل میں تبدیلی ، پالیسی میں ردوبدل ، یا تنظیمی ڈھانچہ متاثر ہوگا۔ محکموں ، ورک گروپس ، سسٹم ، یا کسی دوسرے جزو کی فہرست بنائیں جو ایڈجسٹمنٹ کے تابع ہوسکتے ہیں۔

3. 
   

   
   
   
   اسٹیک ہولڈرز کے تعاون کی وضاحت کریں۔ منصوبے میں شامل تمام اسٹیک ہولڈرز کی فہرست بنائیں ، مثال کے طور پر ، برانچ ، مشن کے سربراہ ، تجویز کنندہ ، صارفین یا ملازمین جو تبدیلی سے متاثر ہوں۔ ان حصوں میں سے ہر ایک کے ل specify ، بتائیں کہ کیا اسٹیک ہولڈر کی جانے والی تبدیلیوں کی حمایت کرے گا۔
   • ایک ٹیبل تیار کرنا یاد رکھیں جو اس معلومات کی واضح اور جانفشانی کے ساتھ وضاحت کر سکے۔ ہر متاثرہ فریق کے ل the ، درج ذیل اعداد و شمار کی ترجیحی سطح (اعلی ، درمیانے یا کم) کا اندازہ کریں: بیداری ، تعاون کی سطح ، اثر و رسوخ۔
   • اگر ممکن ہو تو ، اسٹیک ہولڈر سپورٹ کا جائزہ لینے کے لئے ایک سے ایک انٹرویو کرو۔

4. 
   

   
   ایک ٹیم تشکیل دیں۔ یہ ٹیم تمام اسٹیک ہولڈرز سے بات چیت کرنے ، مختلف خدشات کو سننے اور یہ یقینی بنانے کے لئے ذمہ دار ہوگی کہ آپریشن بہترین ممکنہ حالات میں ہو۔ ایسے افراد کا انتخاب کریں جو کاروبار میں بہت معتبر ہیں اور جن میں مواصلات کی اچھی مہارت ہے۔
   • آپ سینئر مینجمنٹ سے کسی پروموٹر کی خدمات حاصل کریں۔ اس بات پر زور دیں کہ یہ منصوبہ کو منظور کرنے کے لئے نہیں ، بلکہ تبدیلی کو فروغ دینے کے لئے سرگرم عمل ہوگا۔

5. 
   

   
   
   
   انتظام کے ساتھ ایک نقطہ نظر تیار کریں۔ آپریشن کی کامیابی کے لئے کمپنی کی ہر طرح کی حمایت حاصل کرنا ضروری ہے۔ تمام سینئر مینیجرز کو ان منصوبوں میں فعال کردار ادا کرنے کے لئے ان تبدیلیوں پر تبصرہ کرنے اور ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کرنے کی اجازت دیں۔

6. 
   

   
   ہر اداکار کے لئے منصوبہ بنائیں۔ اس منصوبے کی حمایت کرنے والے افراد سمیت ہر اسٹیک ہولڈر کے ل the اس میں شامل خطرات اور امور کا اندازہ کریں۔ ان خدشات کو دور کرنے کا کام انچارج ٹیم کے سپرد کریں۔

7. 
   

   
   مواصلات کا منصوبہ بنائیں۔ مواصلات اس عمل کا کلیدی عنصر ہیں۔ شامل جماعتوں کے ساتھ کثرت سے بات چیت کریں۔ تبدیلیوں کے پیچھے ہونے والی وجوہات اور ان سے حاصل ہونے والے فوائد کو تقویت دیں۔
   • اداکاروں کو ون ٹو ون ، دو طرفہ مواصلت حاصل کرنا چاہئے۔ آمنے سامنے ملاقاتیں ضروری ہیں۔
   • بات چیت لازمی طور پر پرنسپل مینجمنٹ کے پروموٹر ، ہر ملازم کے براہ راست سپروائزر ، اور کوئی دوسرا ترجمان جس پر اداکار اعتماد کرتے ہیں ان سے ہونا چاہئے۔ تمام مواصلات کو ایک مربوط ہونا ضروری ہے۔

8. 
   

   
   کسی بھی مزاحمت پر توجہ دیں۔ ہمیشہ تبدیلی کی مزاحمت ہوتی ہے۔ یہ انفرادی سطح پر ہوتا ہے ، اور اسی وجہ سے ، آپ کو ان مزاحمت کی وجوہ کو دریافت کرنے کے لئے اسٹیک ہولڈرز سے ذاتی طور پر بات چیت کرنی ہوگی۔ شکایات پر دھیان دیں تاکہ انتظامی ٹیم ان کا تدارک کرسکے۔ ان خدشات میں عام طور پر درج ذیل نکات شامل ہوتے ہیں۔
   • کوئی محرک ، یا عجلت کا کوئی احساس نہیں۔
   • مجموعی صورتحال یا تبدیلیوں کی ضرورت کی وجوہات کے بارے میں کوئی سمجھ نہیں ہے۔
   • اس عمل میں شریک نہ ہونا۔
   • ملازمت میں استحکام ، مستقبل کے کردار ، یا آئندہ عہدوں کیلئے درکار تقاضوں اور مہارتوں کے بارے میں غیر یقینی صورتحال۔
   • تبدیلی یا مواصلات کے نفاذ سے متعلق توقعات کو پورا کرنے میں انتظامیہ کی ناکامی۔

9. 
   

   
   رکاوٹوں کو لے لو. آپ کو مواصلات کو مستحکم کرنے ، یا حکمت عملی کو تبدیل کرکے دعووں کا جواب دینا ہوگا۔ دوسرے دعووں کے لئے تکمیلی نقطہ نظر کی ضرورت ہوسکتی ہے ، جسے آپ اپنے منصوبے میں شامل کرسکتے ہیں یا انتظامی ٹیم کو آؤٹ سورس کرسکتے ہیں۔ جانچیں کہ ان میں سے کون سے آپشن آپ کی تنظیم کے لئے بہترین ہے۔
   • عہدوں یا عمل میں کسی تبدیلی کے ل For ، ملازمین کی تربیت کو اولین ترجیح بنائیں۔
   • اگر آپ منتقلی کی مدت کی جتنی بھی آسانی سے آسانی سے منصوبہ بنا رہے ہیں تو ، میٹنگوں کا شیڈول بنائیں یا ملازمین کے فوائد میں اضافہ کریں۔
   • اگر اسٹیک ہولڈرز حوصلہ افزائی نہیں کرتے ہیں تو ، انہیں مراعات پیش کریں۔
   • اگر وہ اس منصوبے سے منقطع ہونے کو محسوس کرتے ہیں تو ، آراء اکٹھا کرنے اور منصوبے میں ہونے والی کسی تبدیلی کا جائزہ لینے کے لئے میٹنگ کا اہتمام کریں۔

طریقہ 2 پروجیکٹ میں ٹریک تبدیلیاں

1. 
   

   
   کردار کی وضاحت کریں۔ اس منصوبے کے لئے ان کرداروں کی فہرست بنائیں جو ہر ایک کو تفویض کی جائیں گی۔ ہر کردار کے لئے درکار ذمہ داریوں اور صلاحیتوں کو بیان کریں۔ بہت کم سے کم ، شیف ڈی مشن کو روزانہ کی بنیاد پر تبدیلیاں لاگو کرنے کے ساتھ ساتھ ایک ترقی دینے والے کے ساتھ ساتھ تمام تر پیشرفت کا سراغ لگانے اور اہم فیصلے کرنے کے لئے مندوب بنائیں۔
   • ایک بڑی کارپوریشن میں بڑے منصوبوں کے ل you ، آپ کو متعدد لوگوں کے مابین کردار تقسیم کرنا پڑے گا۔

2. 
   

   
   کنٹرول کمیشن قائم کریں۔ آئی ٹی پروجیکٹس میں عام طور پر ہر اسٹیک ہولڈر گروپ کے نمائندوں پر مشتمل تبدیلی کنٹرول کمیشن شامل ہوتا ہے۔ یہ کمیشن مشن کے سربراہ کی بجائے درخواستوں کو منظور کرنے اور اسٹیک ہولڈرز تک فیصلوں کو پہنچانے کا ذمہ دار ہوگا۔ یہ نقطہ نظر متعدد اسٹیک ہولڈرز والے پروجیکٹس کے لئے بہت مناسب ہے اور بنیادی مقاصد کی کثرت سے تشخیص کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

3. 
   

   
   درخواستوں کو لاگو کرنے کے لئے ایک عمل بنائیں۔ ایک بار جب ٹیم کا ایک ممبر ترقی کی نشاندہی کرتا ہے ، تو آپ خیال سے حقیقت تک کیسے پہنچ جاتے ہیں؟ اس عمل کی وضاحت یہاں کریں ، جیسا کہ ٹیم نے اتفاق کیا ہے۔یہ اس کی طرح نظر آسکتا ہے۔
   • ٹیم کے ممبروں کو لازمی ہے کہ وہ ایک درخواست فارم مکمل کریں اور اسے پروجیکٹ اتھارٹی کو بھیجیں۔
   • HOM کو درخواست لاگ ان فارم میں سے معلومات درج کرنا چاہئے اور درخواستوں پر غور یا رد ہونے کے ساتھ ہی اس لاگ کو تازہ کاری کرنا چاہئے۔
   • مینیجر ٹیم کے ممبروں سے مزید مخصوص منصوبہ لکھنے اور درکار کوشش کی تخمینہ لگانے کو کہتے ہیں۔
   • مشن کے سربراہ اس منصوبے کو ممکنہ طور پر اختیار کرنے کے ل for پروموٹر کو بھیجتے ہیں۔
   • تبدیلیاں کی گئی ہیں۔ اسٹیک ہولڈرز کو کثرت سے پیشرفت سے آگاہ کیا جاتا ہے۔

4. 
   

   
   درخواست فارم بنائیں۔ مندرجہ ذیل اعداد و شمار کو فارم میں شامل کرنا چاہئے اور تبدیلی لاگ میں درج کرنا ضروری ہے۔
   • تبدیلی کی درخواست کی تاریخ۔
   • پروجیکٹ مینیجر کے ذریعہ تفویض کردہ درخواستوں کی تعداد۔
   • عنوان اور تفصیل۔
   • فارم مکمل کرنے والے شخص کا نام ، ای میل اور فون نمبر۔
   • ہر درخواست کو دی جانے والی ترجیح (اعلی ، درمیانے یا کم) فوری تبدیلیوں کے ل you ، آپ کو مخصوص تاریخوں کی ضرورت ہوسکتی ہے۔
   • پروڈکٹ اور ورژن نمبر (آئی ٹی منصوبوں کے لئے)

5. 
   

   
   اضافی معلومات شامل کریں۔ تبدیلی لاگ ان میں کئے گئے فیصلوں پر عمل کرنے اور ان کے نفاذ کی باریک بینی سے نگرانی کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ درخواست فارم سے حاصل کردہ معلومات کے علاوہ ، آپ کو اس کے لئے جگہ محفوظ کرنا ہوگی:
   • درخواستوں کی منظوری یا مسترد ،
   • اس شخص کے دستخط جو درخواستوں کو منظور یا مسترد کردیں گے ،
   • تبدیلیوں کو نافذ کرنے کے لئے ٹائم فریم ،
   • وہ تاریخیں جن پر تبدیلیاں ختم ہوں گی۔

6. 
   

   
   اہم فیصلوں پر عمل کریں تبدیلی لاگ کے علاوہ ، اس منصوبے کو اہم فیصلوں کے ریکارڈ سے فائدہ ہوسکتا ہے۔ اس بیان سے آپ کے لئے طویل مدت میں آسانی ہوسکتی ہے ، یا ان منصوبوں کو ٹریک کرنے میں مدد مل سکتی ہے جن کے انتظام میں کچھ تبدیلیاں ہوئی ہیں۔ یہ فائل مؤکلوں یا گورننگ باڈیز کے لئے مواصلاتی رہنما کے طور پر بھی کام کر سکتی ہے۔ وقت پر کی جانے والی ہر تبدیلی کے ل the ، منصوبے کی وسعت یا ضروریات ، ترجیحی سطح یا حکمت عملی اپنانے کے ل the ، درج ذیل معلومات شامل کریں۔
   • پروجیکٹ کا آغاز کرنے والا۔
   • فیصلہ آنے کی تاریخ۔
   • فیصلے کے پیچھے وجوہات اور ان تک پہنچنے کے لئے استعمال ہونے والے نقطہ نظر کا ایک خلاصہ۔ براہ کرم عمل میں کوئی بھی متعلقہ دستاویزات شامل کریں۔