کسی ایسے ای میل کا جواب کیسے دیں جس میں حاضری کی تصدیق کی ضرورت ہو

مواد

• مراحل
• حصہ 1 فیصلہ کریں کہ کس طرح اور کب جواب دینا ہے
• حصہ 2 ایک جواب کی تیاری
• حصہ 3 خودکار ای میلز کا انتظام کرنا اور مسائل کو حل کرنا

روایتی ڈاک خدمات کے متبادل کے طور پر ای میل کی بڑھتی ہوئی مقبولیت کے ساتھ ، ای میل کے سماجی پروگرام کے دعوت نامے تعطیلات کی ملاقاتوں ، سالگرہ ، شادیوں اور دیگر بہت کچھ کے لئے ناقابل یقین حد تک مقبول ہیں۔ آج ، ایونٹ کے منتظمین پہلے سے زیادہ ای میلز سے حاضری کی تصدیق کے لئے کہیں زیادہ مطمئن ہیں (بصورت دیگر RSVP کے نام سے جانا جاتا ہے ، جس کا مطلب ہے "براہ کرم جواب دیں") پہلے کی بجائے تاہم ، کیوں کہ جوابات کے بارے میں پوچھنے والے ای میلز اتنے نئے ہیں ، بہت سے لوگ مناسب جواب دینے کا طریقہ نہیں جانتے ہیں۔ امید ہے کہ ، اگر آپ کو وقت اور اس کا طریقہ معلوم ہوتا ہے تو آپ اس کا بہتر جواب دے سکتے ہیں ، اپنا جواب تیار کریں اور دعوت نامے کی رسید کو دیکھیں۔

مراحل

حصہ 1 فیصلہ کریں کہ کس طرح اور کب جواب دینا ہے

1. 
   
   

   
   دیکھو اگر واقعی آپ واقعہ میں جائیں گے۔ پہلا فیصلہ یا اقدام یہ طے کرنا ہوگا کہ کیا واقعی آپ واقعہ میں جائیں گے۔ جیسے ہی آپ کو RSVP ای میل دعوت نامہ موصول ہوتا ہے اس پروگرام میں شرکت کے امکان کے بارے میں آپ کو سوچنا چاہئے۔
   • یاد رکھیں کہ واقعہ کہاں ہوگا اور اگر آپ کو سفر کرنا ہو تو۔ اگر ، مثال کے طور پر ، کوئی آپ کو شہر سے باہر کی شادی کی دعوت دیتا ہے تو ، آپ کو وہاں جانے کے لئے ہوائی جہاز کا ٹکٹ خریدنے کی ضرورت پڑسکتی ہے ، جو مہنگا پڑ سکتا ہے۔
   • اپنے پروگرام کو یقینی بنائے کہ ایک ہی دن اور ایک ہی وقت میں آپ کے پاس کوئی اور پروگرام نہ ہوں۔
   • یہ یقینی بنانے کے لئے کہ آپ کی شریک حیات اور کنبہ کے دیگر ممبران سے بات کریں کہ وہ دستیاب ہوں گے۔ کچھ رد کر سکتے ہیں اور دوسرے قبول کر سکتے ہیں۔

2. 
   
   

   
   دعوت کی قسم کی شناخت کریں۔ مختلف حالات کے لئے مختلف باریکی اور رسمی سطح کی ضرورت ہوتی ہے۔ لہذا ، دعوت کا جواب دینے سے پہلے آپ کو واقعہ کی قسم کے بارے میں سوچنا چاہئے۔ اس سے آپ کو یہ یقین ہوجائے گا کہ آپ معاشرتی غلطی نہیں کررہے ہیں۔
   • دیکھیں کہ کیا یہ غیر رسمی سماجی واقعہ ہے جیسے باربی کیو کو دعوت نامہ جو پڑوسی بلا وجہ کرتا ہے اور آپ کو غیر رسمی ای میل دعوت نامہ بھیجتا ہے۔ آپ کے پاس ان قسم کے دعوت ناموں کا غیر رسمی جواب دینے کا اختیار ہے اور جواب بھیجنے کے لئے آپ کے پاس کم وقت ہوسکتا ہے۔
   • اگر یہ رسمی سماجی واقعہ ہوتا ہے جیسے شادیوں ، سالگرہ کی تقریبات ، اجتماعات یا تصدیقوں کے لئے دعوت نامے ، تو انہیں رسمی لہجے میں جواب کی ضرورت ہوتی ہے جس طرح دعوت نامہ موصول ہوا تھا۔

3. 
   
   

   
   
   
   صحیح وقت پر جواب دیں۔ فیصلہ لینے اور دعوت کے بارے میں سوچنے کے بعد ، آپ کو بروقت جواب دینا چاہئے۔ آخر میں ، ایک RSVP ای میل کا جواب دیتے وقت یہ ایک سب سے اہم پہلو ہے کیونکہ آپ کو اس شخص کو اپنی شرکت کی ضروری توثیق کرنی چاہیئے یا نہیں۔
   • دعوت پڑھ کر دیکھیں کہ آیا RSVP ای میل کا جواب دینے کے لئے تاریخ ضروری ہے. یہ تاریخ کوئی تجویز نہیں ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اشارہ کیا ہوا وقت کے اندر جواب دیا۔
   • جتنی جلدی ہو سکے جواب دیں۔ اگرچہ وہ شخص جس نے آپ کو مدعو کیا وہ جواب دینے میں ایک یا دو ماہ کا وقت دے سکتا ہے ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو یہ پورا عرصہ لینا چاہئے۔ اس کے برعکس ، جیسے ہی آپ اس بارے میں ٹھوس فیصلہ لیتے ہیں تو آپ کو جواب دینا چاہئے کہ آپ وہاں جارہے ہیں یا نہیں۔

حصہ 2 ایک جواب کی تیاری

1. 
   
   

   
   رعایا کے میدان میں بھریں۔ یہ فیصلہ کرنے کے بعد کہ آپ کب اور کس طرح کے جوابات دیں گے ، آپ کو اپنے جوابات کا ایک قطعی مسودہ تیار کرنا چاہئے۔ ایسا کرنے کے لئے ، آبجیکٹ کے فیلڈ میں لکھنا شروع کریں۔ اس میں دعوت نامے کو قبولیت یا مسترد کرنا شامل ہو اور اس پروگرام کی روش کو ظاہر کرے۔
   • رسمی واقعات کے ل you ، آپ کو باضابطہ لہجہ استعمال کرنا چاہئے۔ مثال کے طور پر ، لکھیں این اور راجر 11 مئی کو ضیافت میں شریک نہیں ہوسکیں گے.
   • پڑوسی میں باربی کیو جیسے غیر رسمی حالات کے ل you ، آپ لکھ سکتے ہیں گیارہویں کو باربی کیو میں شریک نہ ہوسکا.

2. 
   
   

   
   
   
   خط لکھیں۔ مناسب جواب دینا ضروری ہے کیونکہ یہ آپ کے ردعمل کو ظاہر کرتا ہے۔ اس کے علاوہ ، اگر آپ مناسب سلام کا استعمال کرتے ہیں تو ، آپ اس شخص کو بتائیں گے جس نے آپ کو دعوت دی تھی کہ آپ اسے کس طرح دیکھتے ہیں۔
   • ایک ایسی مبارکباد کا انتخاب کریں جس میں شامل ہو میرے اچھے دوست, À یا عزیز.
   • غیر رسمی واقعہ میں اس شخص کے لئے آسان جواب درکار ہوتا ہے جس نے آپ کو ای میل بھیجا۔ مثال کے طور پر ، آپ لکھ سکتے ہیں پیارے مارٹین اور جین.

3. 
   
   

   
   کا مواد لکھیں۔ آپ کی ای کا باڈی شاید آر ایس وی پی ای میل کا سب سے اہم حصہ ہے۔ یہ دعوت نامے کی عکاسی کرتا ہے اور اس کا براہ راست جواب دیتا ہے۔ دعوت قبول کرنے یا مسترد کرنے کی کچھ مثالوں میں یہ شامل ہیں۔
   • ایک غیر رسمی واقعہ اس قسم کے غیر رسمی ردعمل کی ضمانت دیتا ہے تھامس ، ہم واقعی باربیکیو دعوت کی تعریف کرتے ہیں ، لیکن ہم اس دن شہر سے باہر ہوجائیں گے۔
   • ایک رسمی واقعہ اسی طرح کے لہجے کا مستحق ہے۔ مثال کے طور پر ، آپ لکھ سکتے ہیں ڈوپونٹ خاندان 5 نومبر ، 2019 کو جوسے اور بیلنڈا کی شادی میں آپ کی دعوت قبول کرتا ہے. ایک اور مثال درج ذیل ہے جین اور سارہ ایپلبی نے مارٹا روڈریگ کی 15 ویں سالگرہ کی تقریب میں آپ کے دعوت نامے کو خوشی خوشی قبول کیا.
   • کسی دعوت نامے کا باقاعدہ انکار مندرجہ ذیل ہوسکتا ہے پارکر خاندان 5 نومبر 2019 کو جوسے اور بیلنڈا کی شادی میں شریک نہیں ہوسکے گا.

4. 
   
   

   
   اپنے نام پر دستخط کریں اور لکھیں۔ لکھنے کے بعد ، آپ کو RSVP ای میل پر دستخط کرنا چاہئے۔ یہ محض ایک رسمی حیثیت سے زیادہ ہے ، کیونکہ دستخط آپ کو اس شخص کے ساتھ جس طرح کے رشتے کو ظاہر کرتا ہے جس نے آپ کو مدعو کیا ہے۔ یہ بھی اس بات کی علامت ہے کہ آپ اس شخص کے بارے میں کیسے محسوس کرتے ہیں۔
   • باضابطہ سلام کا انتخاب کریں۔ مثال کے طور پر ، آپ لکھ سکتے ہیں بڑھ چڑھ, میری نیک تمنائیں, براہ کرم ، جناب یا میڈم ، میرے نیک تمنائیں، یا براہ کرم سر یا میڈم ، میرے ممتاز احساسات کا اظہار قبول کریں.
   • جیسے ایک غیر رسمی فارمولہ منتخب کریں بہت مخلص, میرا سلام, اچھی طرح پہن لو یا مخلص.
   • اگر آپ دعوت قبول کرتے یا مسترد کرتے ہیں تو ایک مناسب انجام کا انتخاب کریں۔ مثال کے طور پر ، لکھیں بہت افسوس کے ساتھ یا آپ کا شکریہ.
   • حتمی فارمولے کے بعد اپنے نام کے ساتھ دستخط کریں۔ مزید غیر رسمی واقعات کے ل your ، اپنے پہلے نام اور دوسرے لوگوں کے نام پر بھی دستخط کرنے میں سنکوچ نہ کریں جن کو بھی مدعو کیا گیا ہے۔ مزید رسمی مواقع کے لئے ، تمام مہمانوں کے پہلے نام اور آخری شخص کے بعد آخری نام کے ساتھ دستخط کریں۔ کچھ معاملات میں ، جیسے کہ آپ جس شخص نے آپ کو مدعو کیا ہے اس سے آپ کا گہرا تعل familiarق ہے ، آپ کو لکھنے کا موقع ملے گا سانچز کا کنبہ.

حصہ 3 خودکار ای میلز کا انتظام کرنا اور مسائل کو حل کرنا

1. 
   
   

   
   پر کلک کریں مسترد کرتے ہیں یا قبول کریں. اگر ای میل میں خودکار بٹن ہے تو یہ کریں۔ ایونٹ کے زیادہ تر سرکاری منتظمین ای میل بھیجنے کے لئے خود کار طریقے سے RSVP خدمات پر زیادہ سے زیادہ انحصار کرتے ہیں۔ اگر کوئی آپ کو RSVP ای میل بھیجنے کے لئے اسی طرح کی خدمات استعمال کرتا ہے تو ، امکان ہے کہ وہ تیسری پارٹی کے ذریعہ تیار کی جائے گی۔ اس کے علاوہ ، ای میل میں بٹنوں کے ساتھ آپشن بھی شامل ہوں گے جو آپ کو کلک کرنے کی اجازت دیتے ہیں قبول کریں یا فضلات دعوت.
   • اگر آپ کو ان میں سے ایک موصول ہوتا ہے تو آپ کو ای میل کے ذریعہ اس شخص کو جواب دینے کی ضرورت نہیں ہے۔
   • ایک بار جب آپ نے دعوت قبول کرلی یا اسے مسترد کر دیا تو ، جواب تیسری فریق کو بھیجا جائے گا جو میل کا انتظام کرے گا اور اسے اس پروگرام کو منظم کرنے والے شخص کے پاس بھیجے گا۔
   • خودکار RSVP ای میل خدمات اکثر نیم رسمی حالات جیسے سالگرہ کی تقریبات ، قومی اجلاسوں اور اسی طرح کے دیگر واقعات کے لئے استعمال کی جاتی ہیں۔

2. 
   
   

   
   اعتراف کے آپشن پر کلک کریں۔ اگر آپ کو اپنا جواب موصول ہونے کی فکر ہے تو آپ بٹن پر کلک کرنے پر غور کرسکتے ہیں رسید کا اعتراف ای میل کے صفحے پر اس پر کلک کرنے سے ، آپ کی ای میل سروس بھیجنے کی تصدیق پیدا کرے گی جب آپ جس شخص کا جواب دیں گے وہ آپ کا ای میل وصول کرے گا یا کھول دے گا۔ اس طرح ، آپ کو پتہ چل جائے گا کہ اس نے آپ کو وصول کیا ہے۔
   • شپمنٹ کی توثیق آپ کے استعمال کردہ خدمت کے لحاظ سے مختلف مقامات پر مل سکتی ہے۔
   • یہ اختیار کچھ خدمات پر دستیاب نہیں ہوسکتی ہے۔

3. 
   
   

   
   اگر آپ پروگرام تبدیل کرتے ہیں تو فالو اپ ای میل بھیجیں۔ شاذ و نادر مواقع پر ، آپ کو اپنے جواب میں ترمیم کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ اگر آپ نے دعوت قبول کرلی ہے اور یہ سمجھ لیا ہے کہ آپ شرکت نہیں کرسکیں گے یا اگر آپ نے اچانک انکار کردیا ہے تو ، آپ کو جانے کا موقع ملے گا ، آپ کو اس شخص سے رابطہ کرنا چاہئے جس نے آپ کو دعوت نامہ کے لئے مدعو کیا تھا۔ اس سے آگاہ کریں۔
   • اگر آپ نے نادانستہ طور پر کسی آر ایس وی پی ای میل میں آٹو قبول بٹن پر کلک کیا ہے تو ، آپ کو اپنی غلطی کو دور کرنے کے لئے براہ راست اس شخص کو بھیجنا چاہئے۔
   • اگر آپ کو دعوت نامے کو مسترد کرنا پڑتا ہے جو آپ نے قبول کیا ہے تو ، وصول کنندہ کو مطلع کریں۔ مثال کے طور پر آپ اسے بطور اعتراض رکھ کر ای میل بھیج سکتے ہیں جواب کی تبدیلی اور کچھ ایسا لکھ کر غیر متوقع واقعات کی وجہ سے ، میں اور سارہ اب 14 تاریخ کو آپ کی 20 ویں برسی کی تقریب میں شرکت نہیں کرسکیں گے ، ہم اس تبدیلی کے لئے معذرت خواہ ہیں اور جلد ہی آپ کو ملنے کے منتظر ہیں.
   • اگر آپ کو ایک دعوت نامہ قبول کرنا ہے جو آپ پہلے ہی مسترد کر چکے ہیں تو ، اس شخص کو بتائیں۔ مثال کے طور پر ، ایک ای میل بھیجیں اور بطور اعتراض رکھیں میرے جواب کی تبدیلی اور لکھیں میں اس پروگرام میں شریک ہونا چاہتا ہوں اگر آپ کے پاس مزید مہمانوں کو حاصل کرنے کے لئے ابھی بھی میسر ہے.
   • جلد سے جلد آر ایس وی پی کے دعوت ناموں میں تبدیلی کی جانی چاہئے۔ غیر رسمی واقعات کی دعوت ناموں کو کئی دن بعد تبدیل کیا جاسکتا ہے۔ بہر حال ، رسمی واقعات (جیسے شادیوں) کے ل they ، انہیں کم از کم ایک ماہ پہلے ہی بنانا چاہئے۔