ملازمت کے خط کی تصدیق کیسے لکھیں

مواد

• مراحل
• حصہ 1 خط لکھنے کی تیاری
• حصہ 2 ملازمت کے خط کی تصدیق لکھنا

ملازمت کے خط کی توثیق ایک سرکاری دستاویز ہے جو اکثر آجر کے ذریعہ کسی دوسرے ملازم کو ملازم کی ملازمت کی تاریخ کی توثیق کے لئے بھیجی جاتی ہے۔ عام طور پر ، اس خط و کتابت کی ضرورت ہوتی ہے جب کوئی شخص قرض کے لئے درخواست دیتا ہے ، جائیداد کرایہ پر لینے کی کوشش کرتا ہے یا کسی نئی پوزیشن کے لئے درخواست دیتا ہے۔ کسی کام کی تاریخ کی توثیق کے لئے بھی اس طرح کے خط کی ضرورت ہوتی ہے۔ جب ملازمت کے خط کی توثیق لکھتے ہو تو ، آپ کو اپنے آپ کو پیش کرنا ہوگا ، ملازم کے فرائض کے بارے میں درست معلومات فراہم کریں اور ملازمت کی تصدیق کریں۔ سرکاری لیٹر ہیڈ کا استعمال کرنا یاد رکھیں ، اپنی رابطہ کی معلومات فراہم کرنا یقینی بنائیں اور خط پر دستخط کریں۔ ہم آپ کو دعوت دیتے ہیں کہ ملازمت کے خط کی مکمل اور درست تصدیق کیسے لکھیں اس سے اپنے آپ کو واقف کرنے کے لئے پڑھنے کو جاری رکھیں۔

مراحل

حصہ 1 خط لکھنے کی تیاری

1. 
   

   
   اس بات کا تعین کریں کہ آپ ملازمت کے خط کی تصدیق کیوں لکھنا چاہتے ہیں۔ خط کے وصول کنندہ کے لحاظ سے آپ کا مواد اور انداز مختلف ہو سکتے ہیں۔ اگر یہ مالیاتی ادارہ ہے تو باضابطہ انداز اپنانا بہتر ہے۔ آپ کو مالی معلومات شامل کرنے کی ضرورت ہوگی ، جیسے تنخواہ ، کمیشن ، اضافہ اور بونس۔ دوسری طرف ، اگر اس خط میں کسی ملازم سے نئی ملازمت کے لئے درخواست دینے والے سے متعلق ہے ، تو آپ اسے دوستانہ انداز میں لکھ سکتے ہیں اور مالی معلومات کو چھوڑ سکتے ہیں۔
   • خط کے مقصد اور وسعت کو سمجھنے سے ، آپ ایک ایسی دستاویز لکھ سکیں گے جو وصول کنندہ کی ضروریات کو عین مطابق پورا کرے۔

2. 
   

   
   خط لکھنے کے لئے بہترین شخص کی شناخت کریں۔ عام طور پر ، یہ خط ملازم کی طرف سے آجر کے ذریعہ لکھا جاتا ہے۔ اس معاملے میں ، یہ وہ ملازم ہے جو آپ سے بطور آجر کی صلاحیت میں آپ سے کسی خاص مقصد کے لئے کام کا سرٹیفکیٹ جاری کرنے کا مطالبہ کرتا ہے۔ دوسری طرف ، یہ بھی ممکن ہے کہ کسی ملازم کو خود ہی اس خط کی وضاحت کی جائے۔ اس صورتحال میں ، ملازم خط لکھتا ہے اور پھر آجر سے اس پر دستخط کرنے کو کہتے ہیں۔ اگر ضروری ہو تو یہ اس میں ترمیم کرسکتا ہے۔ لیکن عام طور پر ، یہ آجر پر منحصر ہوتا ہے کہ وہ ملازم کی طرف سے خط لکھے نہ کہ اس کے آس پاس۔
   • اگر آپ اپنے ملازمین میں سے کسی کو بھی ایسا خط لکھتے ہیں تو ، آپ اسے اپنے معیار کے مطابق بنا سکتے ہیں اور مواد کو کنٹرول کرسکتے ہیں۔ اس کے علاوہ ، اس خط کا زیادہ وزن ہوگا کیونکہ آپ ایک آجر کی حیثیت سے مصنف ہیں۔ تاہم ، اب یہ کام مکمل کرنے کا وقت آگیا ہے۔ ایک آجر کی حیثیت سے ، آپ کا شاید ایک مصروف شیڈول ہوگا۔ دوسری طرف ، یہ خطوط لکھنا تکلیف دہ ہوسکتا ہے۔ تاہم ، یہ تسلیم کرنا ضروری ہے کہ عام طور پر ملازمت کے خطوط کی تصدیق مختصر ہوتی ہے۔ اس کے نتیجے میں ، لکھنے میں زیادہ وقت نہیں لگے گا ، خاص طور پر اگر آپ پہلے بھی ایسے خطوط لکھ چکے ہیں۔
   • اگر آپ بطور ملازم اپنا خط لکھتے ہیں تو ، آپ وصول کنندہ کو ظاہر کرنے کے لئے معلومات کا زیادہ آسانی سے انتخاب کریں گے۔ اس کے علاوہ ، آپ کو مسئلے کے بارے میں اپنے آجر کو بتانے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ مزید یہ کہ اپنا خط لکھنے سے وہ خط کی تیاری کے لئے آخری تاریخ کے سلسلے میں کسی بھی دباؤ سے آزاد ہوسکتا ہے۔ دوسرے لفظوں میں ، آپ کا باس خوش ہوگا کیونکہ وہ آپ کے لئے خط نہیں لکھے گا۔ تاہم ، اسے اب بھی اس پر دستخط کرنا ہوں گے اور آپ نے جو لکھا ہے اس کے پیش نظر وہ ایسا کرنے سے گریزاں ہے۔ اگر یہ معاملہ ہے تو ، آپ کو خط دوبارہ لکھنا پڑے گا اور وقت ضائع کرنا پڑے گا یا آجر کو آپ کے ل write لکھنا پڑے گا۔

3. 
   

   
   
   
   مطلوبہ معلومات جمع کریں۔ جب آپ وصول کنندہ کو جانتے ہو تو ، آپ کو خط کو مکمل طور پر لکھنے کے لئے ضروری عناصر کو جمع کرنے کی ضرورت ہوگی۔
   • اگر آپ آجر ہیں تو ، خط کے مندرجات کا تعین کرنے کے لئے ملازم سے انٹرویو لینے پر غور کریں۔ خاص طور پر ، آپ کو وصول کنندہ سے متعلق معلومات ، خط کا مقصد ، پوائنٹس شامل کرنے کے لئے اور بھیجنے کی تاریخ بتانے کی ضرورت ہوگی۔
   • اگر آپ ملازم ہیں اور آپ نے یہ خط خود لکھنا ہے تو ، آپ کو تمام ضروری معلومات حاصل ہوں گی ، یہاں تک کہ اگر آپ کو اپنے آجر سے پہلے اس پر تبادلہ خیال کرنا پڑے گا کہ وہ اس خط سے کیا توقع رکھتا ہے۔ اس سے آپ کو ایک خط لکھنے میں مدد ملے گی جو آپ کے آجر کی ضروریات کو پورا کرتی ہے اور دستخط کرنے پر کسی قسم کی پریشانی کا باعث نہیں ہوگی۔

حصہ 2 ملازمت کے خط کی تصدیق لکھنا

1. 
   

   
   کمپنی کا لیٹر ہیڈ استعمال کریں۔ اپنے خط کی وضاحت کرنے کے لئے ، کمپنی کے سرکاری سربراہ کے ساتھ ایک کاغذ ہمیشہ رکھیں۔ اگر آپ آجر ہیں تو ، یہ قاعدہ خود بخود نافذ کرنے کی کوشش کریں۔ اگر آپ ملازم ہیں تو ، آپ کو اپنے باس سے کمپنی سے لیٹر ہیڈ استعمال کرنے کے لئے کہنا چاہئے۔ اس طرح کے کاغذ پر لکھا ہوا خط زیادہ رسمی ہوگا اور وصول کنندہ کو مواد پر اعتماد کرنے کی ترغیب دے گا۔
   • اگر آپ کے پاس لیٹر ہیڈ نہیں ہے تو ، آپ اپنے کمپیوٹر کا استعمال کرکے ایک تشکیل دے سکتے ہیں۔ لٹ میں کمپنی کا نام ، پتہ ، فون نمبر اور ای میل پتہ شامل ہونا چاہئے۔ اس میں خط کے مصنف ، اس کے فنکشن اور خط لکھنے کی تاریخ کے بارے میں بھی معلومات موجود ہونی چاہئے۔

2. 
   

   
   
   
   وصول کنندہ کا پتہ درج کرکے مخصوص رہیں۔ اگر آپ کو اس کا نام معلوم ہے تو ، اسے براہ راست خط بھیجیں۔ اگر نہیں تو ، خط کے مقصد کا ذکر کرتے ہوئے کمپنی کا پتہ بتائیں۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کو پتا اور وصول کنندہ کا نام معلوم ہے تو ، انہیں ہیڈر کے نیچے داخل کریں۔ پھر کال آؤٹ فارم کو بطور "مہنگا" بنائیں۔
   • اگر آپ وصول کنندہ کا نام نہیں جانتے ہیں تو ، کمپنی کے کسی ایک شعبہ کو خط بھیجیں ، اس چیز کی نشاندہی کرتے ہوئے لکیر پر۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ ملازم لون حاصل کرنے کے لئے مالیاتی ادارے میں داخل ہورہے ہیں ، تو آپ اس خط کو اس ادارے کی مقامی شاخ کو بھیج سکتے ہیں۔ آپ خط کے مقصد کو کسی جملے کے ساتھ اس طرح کی نشاندہی کرسکتے ہیں جیسے "قرض کے حصول کے مقصد کے لئے ملازمت کے خط کی تصدیق"۔

3. 
   

   
   اپنے آپ کو متعارف کرانے. آپ کون ہیں اور اس خط کا مقصد کیا ہے اس کی وضاحت کے ل your اپنے خط کا پہلا پیراگراف وضع کریں۔ آپ کو اپنی حیثیت ، کمپنی میں اپنی سنیارٹی اور ملازم کے ساتھ اپنے تعلقات کی لمبائی کی نشاندہی کرنی ہوگی۔ یہاں تک کہ اگر آپ ملازم ہیں ، تو آپ اپنے آجر کے نقطہ نظر سے خط لکھیں گے ، کیوں کہ وہی اس پر دستخط کرے گا۔
   • مثال کے طور پر ، آپ لکھ سکتے ہیں: "میرا نام رابرٹ مارٹن ہے اور میں ABC میں سیلز اینڈ مارکیٹنگ کا ڈائریکٹر ہوں۔ میں 12 سال سے اس کمپنی میں کام کر رہا ہوں۔ میں ملازم کو سات سال سے جانتا ہوں اور میں تین سال سے اس کا براہ راست لائن منیجر رہا ہوں۔

4. 
   

   
   دلچسپی رکھنے والی پارٹی کے ملازمت کی تصدیق کریں۔ اگلے حصے میں آپ کمپنی کے اندر ملازم کے افعال کا خلاصہ کریں گے۔ آپ خاص طور پر ملازمین کے مختلف افعال میں اس کی تبدیلی کی تاریخوں کی نشاندہی کریں گے ، کمپنی میں اس کا موجودہ لقب ، چاہے وہ عارضی یا مستقل عملے کا حصہ ہو اور ابھی بھی مشق کر رہا ہو۔ اس پیراگراف میں ہے کہ آپ کو ضرورت پڑنے پر ملازم کی مالی معلومات شامل کریں گے۔
   • آپ جو لکھ سکتے ہیں اس کی ایک مثال یہ ہے۔ "ہم اس کے ذریعہ تصدیق کرتے ہیں کہ ملازم سات سالوں سے اے بی سی کمپنی کے ساتھ رہا ہے ، اس کا اطلاق 7 ستمبر 2003 سے ہوا۔ وہ 7 جنوری ، 2011 سے مستقل سیلز اسسٹنٹ رہا ہے۔"
   • یہاں ایک اور مثال ہے۔ "ہم اس کے ذریعہ تصدیق کرتے ہیں کہ ملازم نے 7 ستمبر 2003 سے 7 جنوری 2011 تک 7 سال تک اے بی سی کمپنی کے لئے کام کیا ہے۔ اس دوران ، اس نے اسسٹنٹ سیلز منیجر کے عہدے پر کل وقتی بنیاد پر کام کیا۔ اور اسے سالانہ تنخواہ ،000 65،000 ملی۔ "

5. 
   

   
   دلچسپی رکھنے والی جماعت کے کاموں کا خلاصہ بنائیں۔ اس پیراگراف میں آپ کمپنی کے اندر ملازم کے فرائض بیان کریں گے۔ اگر آپ کسی اور کے لئے درخواست دینے والے کسی کے بارے میں خط لکھتے ہیں تو یہ معلومات بہت مددگار ثابت ہوں گی۔ اگرچہ ملازمت کی توثیق کا ایک خط سفارش کے خط سے مختلف ہے ، لیکن اس مضمون کے لئے موزوں تعریفوں کو شامل کرنا ہمیشہ اچھا ہے۔ یہ آجر کی حیثیت سے آپ کی ساکھ کو بہتر بنائے گا اور آپ کے ملازم کو نئی ملازمت ، جائیداد یا قرض تلاش کرنے میں مدد کرے گا۔
   • اس پیراگراف کی ایک مثال یہ ہے۔ "اے بی سی کمپنی میں ، ملازم ابتدائی طور پر پروونس میں ریڈی ایٹرز کی فروخت کا ذمہ دار تھا۔ وہ انتظامی عہدے پر فائز تھے اور سات سے نو افراد پر مشتمل ٹیم کے ذمہ دار تھے۔ اس کی ذمہ داریوں میں گاہکوں کی اطمینان کو یقینی بنانا ، ان کے دعوؤں پر کارروائی کرنا اور اپنے علاقے میں فروخت کے رجحانات پر کمپنی کے ہیڈ آفس کو سہ ماہی رپورٹنگ کرنا شامل ہے۔ "

6. 
   

   
   ملازم کے بارے میں حساس یا غیر قانونی معلومات پر بات چیت نہ کریں۔ زیادہ تر ممالک کے پاس اس معلومات کی نوعیت سے متعلق قوانین موجود ہیں کہ ایک کمپنی اپنے ملازمین کے بارے میں کسی امکانی آجر کو افشا کر سکتی ہے۔ کچھ ضوابط آپ کو کسی ملازم کے بارے میں صرف اس کی رضامندی سے معلومات فراہم کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ دوسرے جب تک وہ ایماندار اور نیک نیتی کے ساتھ آجر کو اپنے ملازمین کے بارے میں کچھ بھی ظاہر کرنے کا عملی طور پر کوئی موقع نہیں دیتے ہیں۔ حساس معلومات افشا کرنے سے پہلے اس سلسلے میں اپنے ملک کے قوانین کا جائزہ لیں۔ مزید نمونے لینے کے لئے ، اس ویب سائٹ پر جائیں۔
   • مثال کے طور پر ، الاسکا (USA) میں ، کوئی آجر ملازمت کی کارکردگی کی معلومات فراہم کرسکتا ہے۔ جب تک وہ جان بوجھ کر یا جان بوجھ کر غلط یا گمراہ کن معلومات یا معلومات کے ذریعہ ملازم کے شہری حقوق کی خلاف ورزی نہیں کرتا تب تک اس کا ذمہ دار نہیں ٹھہرایا جائے گا۔
   • ایک اور مثال ریاست کنیکٹیکٹ کے ذریعہ دی گئی ہے ، جہاں آجر کو کسی بھی سچی معلومات کو ظاہر کرنے کی اجازت ہے۔

7. 
   

   
   اپنی تفصیلات وصول کنندہ کو دیں۔ آپ کے خط کے آخری پیراگراف میں آجر کی رابطہ سے متعلق معلومات پر مشتمل ہونا چاہئے۔ اس معلومات کو شامل کرنا ضروری ہے تاکہ وصول کنندہ کو آپ کو ضرورت کی صورت میں رابطہ کرنے کی اجازت دی جا.۔ یہ بتانا یقینی بنائیں کہ وصول کنندہ یہ کام کرسکتا ہے۔
   • یہاں ایک مثال ہے۔ "اگر آپ کے پاس کوئی سوالات ہیں یا آپ مزید معلومات چاہتے ہیں تو ، مجھے (555) 555-5555 پر فون کرنے یا مندرجہ ذیل ای میل ایڈریس پر لکھنے میں سنکوچ نہ کریں: [email protected]۔ "

8. 
   

   
   خط پر دستخط کریں اور بھیجیں۔ ایک بار جب آپ کا خط مکمل ہوجائے تو ، آپ کو اسے بند کرکے دستخط کردینا چاہئے۔ آپ یا تو اسے براہ راست دلچسپی رکھنے والی پارٹی کو دے سکتے ہیں یا وصول کنندہ کو بھیج سکتے ہیں۔
   • بشکریہ اپنے خط کا اختتام کریں ، مثال کے طور پر ، "میں آپ سے گزارش کرتا ہوں کہ میڈم ، میرے سب سے اچھے احترام"۔
   • اپنے خط پر ہمیشہ اپنے سرکاری دستخط اور کمپنی میں اپنی حیثیت سے دستخط کریں۔
   • اس بات کا یقین کر لیں کہ مناسب جانچ پڑتال کریں اور اس معیار کے مطابق سرکاری ڈاک ٹکٹ لگائیں جو آپ کی کمپنی اس قسم کے خط کے لئے لاگو ہوتی ہے۔