پیشرفت کی رپورٹ کیسے لکھی جائے

مواد

• مراحل
• حصہ 1 عمل شروع کریں
• حصہ 2 رپورٹ لکھنا
• حصہ 3 عام غلطیوں سے اجتناب

پیشہ ورانہ یا تعلیمی منصوبے کے نظم و نسق کے لئے پیشرفت کی رپورٹس بہت اہم ہیں۔ اس کے علاوہ ، وہ آپ کو اپنے اعلی افسران ، اپنے ساتھیوں یا اپنے صارفین کو اس پروجیکٹ کی پیشرفت کے بارے میں بہتر طور پر آگاہ کرنے میں مدد کریں گے جس کا آپ کو احساس ہے۔ آپ کی رپورٹ میں کام کئے جانے والے منصوبوں اور منصوبے کو مکمل کرنے کے ل the اقدامات کرنے کی ضرورت ہونی چاہئے۔

مراحل

حصہ 1 عمل شروع کریں

1. 
   

   
   اپنی رپورٹ کا مقصد معلوم کریں۔ کوئی آپ سے کئی وجوہات کی بناء پر پیشرفت رپورٹ کو بیان کرنے کے لئے کہہ سکتا ہے۔ ظاہر ہے ، اور زیادہ تر معاملات میں ، یہ ہے کہ آپ کسی خاص منصوبے کو مکمل کرنے میں جو پیشرفت کرتے ہیں اس کو ظاہر کرنا ہے۔ تاہم ، آپ کو اپنے مقصد کو قدرے قریب سے غور کرنے کی ضرورت ہوگی۔
   • کسی پروگرام یا تحقیقی منصوبے کی پیشرفت سے متعلق رپورٹ کسی پیشہ ور منصوبے سے متعلق رپورٹ سے قدرے مختلف ہوگی۔ اس معاملے میں ، آپ سے دیگر عناصر جیسے اخراجات کو خاطر میں لائے بغیر معلومات دینے کو کہا جائے گا ، لیکن ایسا ہمیشہ نہیں ہوتا ہے۔
   • کسی مؤکل کو رپورٹ ایک اعلی کے ل written لکھی گئی رپورٹ سے مختلف ہوگی۔ کسی بھی صورت میں ، آپ کو اپنی رپورٹ لکھنے کی وجوہات پر غور کرنے کی ضرورت ہوگی۔

2. 
   

   
   
   
   اپنے قارئین کا تعین کریں۔ جب آپ نے اپنی رپورٹ کا ہدف طے کرلیا ہے تو ، آپ کو اپنے ای میں شامل کرنے کے ل the ، آپ کے پڑھنے والوں کو مطلوبہ معلومات کا انتخاب کرنا ہوگا۔ پیشرفت کی اطلاع کا منصوبہ عملی طور پر ایک ہی ہوگا ، اس سے قطع نظر کہ پیش کیا گیا موضوع ہے۔ تاہم ، آپ کو اپنے منصوبے کی خصوصیات پر غور کرنے کی ضرورت ہوگی۔
   • اس منصوبے کے ساتھ آپ کے قارئین کے تعلقات کیا ہیں؟ پروجیکٹ کا ان پر کیا اثر پڑ رہا ہے؟ مثال کے طور پر ، اگر یہ آپ کا برتر ہے یا مؤکل۔
   • ذرا تصور کریں کہ آپ کی رپورٹ کو پڑھنے کے بعد قارئین کیا فیصلہ کریں گے۔ مثال کے طور پر ، لاجسٹکس ، فنانسنگ یا ڈیڈ لائنز ہوسکتی ہیں۔
   • اس بات کا تعین کریں کہ آپ کے پڑھنے والوں کو اس منصوبے میں حصہ لینے اور مؤثر طریقے سے اس پر عمل کرنے کے لئے کون سی معلومات کی ضرورت ہوگی۔ آپ کے پڑھنے والوں کو کون سے تکنیکی پہلوؤں کو جاننے کی ضرورت ہے؟ کیا وہ زیرِ اثر سرگرمی میں استعمال ہونے والے جھنگ کے عادی ہیں؟

3. 
   

   
   
   
   اپنے سامعین سے بات چیت کا بہترین طریقہ تلاش کریں۔ پیشرفت کی رپورٹ صرف تحریری دستاویز نہیں ہوتی جو آپ اپنے سپروائزر یا اساتذہ کو دیتے ہیں۔ یہ مختلف صورتیں لے سکتا ہے ، جیسا کہ معاملہ ہوسکتا ہے۔
   • پیشرفت کی رپورٹ ہفتہ وار یا ماہانہ ورک میٹنگ کے دوران پیش کی جانے والی زبانی پیش کش ہوسکتی ہے۔
   • یہ ساتھیوں کو باقاعدگی سے بھیجے گئے ای میل کی شکل بھی لے سکتا ہے۔
   • آپ میموئیر لکھنے اور اپنے سپروائزر کو مخاطب کرنے کا فیصلہ بھی کرسکتے ہیں۔
   • عام طور پر ، آپ کسی مؤکل یا سرکاری ایجنسی کے لئے ایک سرکاری رپورٹ لکھیں گے۔

4. 
   

   
   اپنے شیف سے چیک کریں۔ جب تک کہ آپ پہلے ہی اس قسم کی رپورٹ نہیں لکھ چکے ہیں اور اس معاملے میں آپ کو مسئلے کے بارے میں سب کچھ معلوم نہیں ہے ، اپنے افسران سے زیادہ سے زیادہ معلومات حاصل کرنے کی کوشش کریں۔ آپ کی کمپنی کو ایک مخصوص پریزنٹیشن کی ضرورت ہوسکتی ہے ، ایسی صورت میں آپ کو تعمیل کرنا ہوگا۔

5. 
   

   
   رپورٹ کا سر منتخب کریں۔ تمام ترقی کی رپورٹیں باضابطہ نہیں ہیں۔ حقیقت میں ، ساتھیوں یا براہ راست سپروائزرز کو داخلی رپورٹس اکثر آرام سے لہجے میں لکھی جاتی ہیں۔ یہی وجہ ہے کہ آپ کو اپنے رہنما سے اس بارے میں جانچ پڑتال کرنے کی ضرورت ہوگی کہ وہ آپ کی رپورٹ سے کیا توقع رکھتا ہے۔
   • اگر یہ کسی مؤکل کو یا تھیسس ریویو کمیٹی کو رپورٹ ہے تو ، اسے باضابطہ لہجہ اختیار کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔
   • تاہم ، ایک باضابطہ یا غیر رسمی لہجے سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے ، کیونکہ بنیادی بات واضح ، عین مطابق اور ایماندار ہونا ہے۔

حصہ 2 رپورٹ لکھنا

1. 
   

   
   اپنی دستاویز کی پیش کش کا انتخاب کریں۔ لکھنے شروع کرنے سے پہلے ، آپ کو ایک مناسب پیش کش کا انتخاب کرنے کی ضرورت ہوگی اور اپنی رپورٹ کا مواد اور سر ترتیب دینا ہوگا۔
   • آپ گولیوں کی فہرست کا استعمال کرسکتے ہیں۔ یہ طریقہ آپ کو اپنی معلومات کو واضح انداز میں پیش کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ضروری معلومات حاصل کرنے کے لئے قاری آپ کے ای کو آسانی سے براؤز کرسکے گا۔ تاہم ، اس طرح کی فہرست میں کسی عبوری رپورٹ کے معاملے میں رسمی طور پر کمی ہوسکتی ہے۔ لہذا ، اگر رپورٹ آپ کے رہنما رہنماؤں کے لئے ہے ، تو مختصر استعمال کرنا ہی بہتر ہے۔ لیکن ، اگر آپ ساتھیوں سے بات چیت کرتے ہیں تو ، ای میل کا انتخاب کریں۔
   • چارٹس یا میزیں شامل کرنا بھی یاد رکھیں۔ یہ خاص طور پر متعلقہ ہے اگر آپ کسی پروجیکٹ کے بارے میں پیشرفت کی رپورٹ لکھ رہے ہیں جس کے لئے آپ فنڈ حاصل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں یا اگر آپ قارئین کو جو فنڈز موصول ہو رہے ہیں اس کا جواز پیش کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔

2. 
   

   
   پیراگراف میں اپنے ای کو منظم کریں. ایک اچھی پیشرفت کی رپورٹ زیادہ سے زیادہ واضح ہونی چاہئے۔ بہتر ہے کہ اپنے ای کو پیراگراف میں تقسیم کریں ، اسی سوال پر گروپ کی معلومات میں۔
   • اپنا ای واضح کرنے کے لئے ، ذیلی عنوانات شامل کرنے کے بارے میں سوچیں ، لہذا آپ کے قارئین کو ہر حصے کے مواد کے بارے میں اندازہ ہو۔ اگر ایک نقطہ ان کے لئے خاص دلچسپی رکھتا ہے تو ، وہ اس تک براہ راست رسائی حاصل کرسکیں گے۔

3. 
   

   
   عنوان لکھیں۔ عام طور پر ، اگر آپ اپنی دستاویزات درج ذیل صفحات پیش کرتے ہیں تو ، عنوان پہلے صفحے کے اوپری حصے میں رکھا جاتا ہے۔ ایک بار پھر ، اس کا انحصار آپ کی کمپنی یا یونیورسٹی کے ذریعہ پیش کردہ اصولوں پر ہوگا۔ لہذا ، ضروری معائنے کے دوران چیک کریں۔
   • عنوان میں تاریخ ، یعنی ، رپورٹ پیش کرنے کی تاریخ ، وصول کنندہ کا نام اور فنکشن ، مصنف کا نام ، اس کی تقریب اور رپورٹ کا مقصد بھی شامل ہونا چاہئے۔

4. 
   

   
   تعارف درج کریں۔ یہ حصہ عنوان کے بعد آتا ہے۔ اکثر ، اس کو باقی ای سے الگ کرنے کے لئے italicized کیا جاسکتا ہے۔ اس منصوبے اور اس کی پیشرفت کا ایک جائزہ پیش کرنے کے لئے کام کرتا ہے۔ آپ پیشرفت اور حاصل کردہ اہداف پیش کریں گے۔
   • رپورٹ کے عنوان کو شامل کرنا یقینی بنائیں۔ اس پروجیکٹ کو بھی متعارف کروائیں ، اسے یاد کرتے ہوئے کہ یہ اس کی پیشرفت پر ایک تازہ کاری ہے۔

5. 
   

   
   اپنے ای کا باڈی لکھیں۔ اس حصے کو حصوں اور ذیلی حصوں میں تقسیم کیا جاسکتا ہے۔ در حقیقت ، یہ بنیادی طور پر صرف ایک زیادہ تفصیلی تعارف ہے۔ اس کے مندرجات کی جانچ پڑتال کریں اور اس کو باہر نکالیں۔
   • آخری رپورٹ کے بعد مکمل ہونے والے کاموں کے ساتھ ساتھ وہ کام جو پیشرفت میں ہیں کی وضاحت کریں۔
   • درپیش مسائل ، جن سوالوں کے جوابات دیئے جائیں اور جن حلوں کو برقرار رکھا جاسکتا ہے اس کا تجزیہ کریں۔
   • منصوبے کے دوران رونما ہونے والی تبدیلیوں کو کالعدم قرار دیں اور ان کا جواز پیش کریں۔
   • آپ دیگر اشیاء جیسے عملے کا کاروبار ، لاگت میں اضافے ، تاخیر ، دستاویزات کے حصول میں دشواری ، یا کمپیوٹر اور سیکیورٹی کے امور بھی شامل کرنا چاہتے ہیں۔

6. 
   

   
   منصوبے کے اگلے اقدامات کریں۔ یہ حصہ رپورٹ کے جسم کا ایک حصہ ہے۔ اس منصوبے کے باقی مراحل کے بارے میں قاری کو آگاہ کرے گی۔ ان مسائل کا ذکر کرنا نہ بھولیں جو بجٹ ، انتظامیہ یا پروجیکٹ کی تکمیل کے لئے آخری تاریخ کو متاثر کرسکتے ہیں۔
   • سب سے بڑھ کر ، پروجیکٹ کی آخری تاریخ میں کسی تبدیلی کو نظر انداز نہ کریں۔
   • مسائل کو پانی دینے سے پرہیز کریں۔ تاہم ، قارئین کی غیرضروری فکر نہ کریں اور وعدے نہ کریں جو آپ پورا نہیں کرسکیں گے۔

7. 
   

   
   کام کرنے والے گھنٹوں کی کل تعداد درج کریں۔ آپ کو یہ دکھانا ہوگا کہ آپ اور آپ کی ٹیم نے کتنا وقت خرچ کیا ہے ، اگر آپ کے پاس ایک منصوبہ ہے۔ آپ کے پڑھنے والوں کو معلوم ہوگا کہ آپ نے سخت محنت کی ، چاہے وہ آپ کے لائن منیجر ، آپ کے مؤکل ، یا کوئی سرکاری ایجنسی ہو جو آپ کو رقم دے سکتی ہے۔

حصہ 3 عام غلطیوں سے اجتناب

1. 
   

   
   ہوشیار رہیں کہ اپنے موضوع سے ہٹ نہ جائیں۔ جب تک آپ مذکورہ بالا نکات کا احترام کرتے ہیں آپ کی تحریر درست ہوگی۔ معمولی مسائل سے نمٹنے کے ذریعہ اس موضوع سے دور نہ ہونے کی کوشش کریں ، خواہ وہ دلچسپ ہی کیوں نہ ہوں۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کا پروجیکٹ آرٹس پروگرام کی رضاکار تنظیم کے لئے ہے ، تو آپ آرٹ کی مالی اعانت کی بدنصیبی کیفیت کا تجزیہ کرنے پر آمادہ ہوسکتے ہیں ، لیکن یہ واقعتا آپ کو اپنے منصوبے کی پیشرفت کا اشارہ کرنے میں مدد نہیں دے گا۔

2. 
   

   
   آسان ہو۔ ایک عبوری رپورٹ کا مقصد آپ کی پیشرفت کو پیش کرنا ہے ، قارئین کو الفاظ اور ضرورت سے زیادہ نظریات کے دھارے میں ڈوبے بغیر۔ آپ سبھی کو پروجیکٹ کی پیشرفت ، اقدامات کرنے کی ضرورت اور ان تبدیلیوں کی طرف توجہ دینے کی ضرورت ہے۔
   • رپورٹ کے وصول کنندہ پر منحصر ہے ، آپ سے الفاظ کی ایک خاص تعداد سے تجاوز نہ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ ایک اچھی قاعدہ یہ ہے کہ ضروری معلومات کو جتنا جلد ممکن ہو پیش کریں۔

3. 
   

   
   بہت مبہم ہونے سے گریز کریں۔ اس منصوبے کی موجودہ حیثیت کو واضح کرنا یقینی بنائیں۔ مثال کے طور پر ، کچھ ایسا کہنے سے گریز کریں جیسے "ہم اپنے فنکارانہ پروگرام کو فنڈ دینے کے لئے ترقی کر رہے ہیں"۔ اس کے بجائے ، اپنی معلومات کو زیادہ واضح انداز میں پیش کریں: "ان مختلف اداروں کے ذریعہ عطا کردہ 5000 € 5000 کے دو گرانٹ کا شکریہ ، ہمیں اپنے ہدف € 12،000 تک پہنچنے کے لئے صرف € 2000 کی ضرورت ہے"۔

4. 
   

   
   وسیع پیمانے پر تاثرات کو حذف کریں۔ یاد رکھنا ، آپ ایک واضح اور جامع رپورٹ لکھنا چاہتے ہیں۔ ظاہر ہے ، کوشش کریں کہ اپنے ای کو ایسے تاثرات سے نہ بجھائیں جو رپورٹ میں کچھ نہیں جوڑتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، "کل تباہی" یا "زبردست کامیابی" جیسی اصطلاحات بہت زیادہ جذباتی ہیں یا بہت مبہم ہیں جو کسی مؤکل یا ڈائریکٹر کو رپورٹ میں شامل نہیں کر سکتیں۔

5. 
   

   
   اپنے ذرائع کا حوالہ دیں۔ اپنی رپورٹ میں شامل کردہ معلومات ، ڈیٹا ، اور گرافکس کے خارجی ذرائع کو مناسب طریقے سے شناخت کریں۔ آپ ایک ایسا صفحہ شامل کرسکتے ہیں جہاں آپ ان ذرائع کو ظاہر کریں گے۔