مظاہرے کا اہتمام کیسے کریں

مصنف: Monica Porter

تخلیق کی تاریخ: 19 مارچ 2021

تازہ کاری کی تاریخ: 1 جولائی 2024

ویڈیو: اجلاس کی تمہیدی تقریر نطامت مولانا عبید الرحمن ثمر

مواد

مراحل
حصہ 1 پہلے سے مہینوں کی تیاری کریں
حصہ 2 دو ہفتے پہلے منظم کریں
ایونٹ سے 24 گھنٹے پہلے حصہ 3
حصہ 4 ایونٹ کے چلانے کا انتظام کرنا

اس آرٹیکل میں: مہینوں کے لئے تیاری کیجS ایونٹ سے 24 ہفتوں پہلے 24 ہفتوں پہلے شیڈول کریں ایونٹ 8 حوالہ جات کا انتظام کریں

آپ کو لگتا ہے کہ کسی پروگرام کا اہتمام کرنا ایک بہت بڑا کام ہے۔ یہ معاملہ ہوسکتا ہے اگر آپ کو تنظیم سازی یا منصوبہ بندی کا احساس نہ ہو۔ لیکن یقین دلاؤ ، کیوں کہ ہم پروگرام کے دن تک ، مہینوں تک جاری رہنے والی تیاری سے لے کر ، کس طرح کرنا ہے ، مل کر دیکھیں گے۔

مراحل

حصہ 1 پہلے سے مہینوں کی تیاری کریں

واقعہ کے مقصد کی وضاحت. ایک یا دو اہم جملے آپ کو اپنے واقعے کے مقصد کی واضح وضاحت کرنے اور اسے سیاق و سباق میں رکھنے میں مدد فراہم کرسکتے ہیں۔ کیا آپ اپنی برادری کے ممبروں کو تربیت دینے کا ارادہ رکھتے ہیں؟ کیا آپ اپنے کچھ منصوبوں کی مالی اعانت کے لئے ڈونرز کو راضی کرنے کی کوشش کر رہے ہیں؟ کیا آپ کچھ لوگوں یا لوگوں کے ایک گروہ کی عزت کرنا چاہتے ہیں؟ اپنی کارروائی کے دائرہ کار کو کم سے کم کرنے کی کوشش کریں۔ اس سے قطع نظر کہ آپ کیا کرنے جا رہے ہیں ، تعلیم ، قائل کرنا یا اعزاز وغیرہ ، اس سوال کا جواب دیں: کیوں کیا آپ اس پروگرام کا اہتمام کرنے جارہے ہیں؟
- اسے ایک مشن بیان کے طور پر لیں۔ کامیابی کے لئے آپ کا فریم ورک جب آپ واضح طور پر جانتے ہو کہ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں تو ، آپ کے ل act کام کرنا آسان ہوگا!
اہداف طے کریں۔ آپ کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں؟ بالکل ؟ نہیں بلکہ اس میں شریک ہونے والوں کی تعداد کتنی ہوگی یا یہاں تک کہ اگر واقعہ ہوگا ، آپ کیا چاہتے ہو کہ اس ایونٹ سے باہر آئے؟ 5 افراد جو آپ کی تنظیم کے ایک نئے جز سے پیٹھ پھیر رہے ہیں؟ € 1،000 کا ایک مجموعہ؟ ذہنیت کی تبدیلی؟ ایک پرجوش سامعین؟
- پہلی تین چیزوں کی نشاندہی کریں جو آپ اپنے پروگرام کی تنظیم کے ذریعے پورا کرنا چاہتے ہیں اور ان کو وقوع پزیر کرنے پر توجہ دیں۔ آپ کا مالی مقصد ، معاشرتی مقصد اور ذاتی مقصد ہوسکتا ہے۔ یہ صرف آپ پر منحصر ہے!
رضاکاروں کو جمع کریں۔ آپ کو مختلف مہارتوں والی ایک اچھی ٹیم کی ضرورت ہوگی۔ آپ کے رضاکار مختلف طریقوں سے آپ کی مدد کرسکتے ہیں ، جیسے پروگرام تیار کرنا ، دعوت نامے ، اور پوسٹر تیار کرنا ، یا شرکاء کی میزبانی کرنا اور پروگرام کے بعد انتظام کرنا۔ دوسرے لفظوں میں ، وہ آپ کو کام انجام دینے میں مدد کرسکتے ہیں۔ اور اگر آپ کر سکتے ہو تو ، رضاکار ہوں جو آپ پر اعتماد کرسکتے ہیں!
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ مینیجرز اور آپ کی ٹیموں کے ممبر آپ کے کام کے نظام الاوقات کا احترام کریں۔ تعاون بہت سی چیزوں کو آسان بنا سکتا ہے۔ جب آپ ان سے ہاتھ دینے کے لئے کہتے ہیں تو شروع سے ہی ان کی توقعات اور ان کی شمولیت کی بابت واضح ہو۔
- اگر آپ رضاکاروں کی خدمات حاصل نہیں کرسکتے ہیں تو ، ایک ٹیم کی خدمات حاصل کریں! یہ سب آپ کے زیر اہتمام واقعہ کی نوعیت پر منحصر ہے۔ آپ کے پروگرام کی میزبان سائٹ کے منتظمین آپ کے ضمن میں ایک ٹیم تشکیل دے سکتے ہیں ، بصورت دیگر آپ عارضی کام کی ایجنسی سے گزر سکتے ہیں۔
بجٹ تیار کریں۔ آپ کو اپنے بجٹ میں تمام ممکنہ اخراجات ، محصولات ، چندہ اور غیر متوقع اخراجات شامل کرنا ہوں گے۔ اگر آپ بجٹ نہیں دیتے ہیں تو ، آپ کے ہاتھوں میں بلوں کے گٹھے ، ایک خالی پرس اور تازہ ترین مسئلہ کا کوئی اندازہ نہیں ہوگا۔ واقعہ کے دن حیرت سے بچنے کے لئے شروع سے ہی حقیقت پسندانہ بنیں۔
- اپنے اخراجات کم کرنے کے طریقے تلاش کریں۔ کیا آپ رضاکاروں کی بھرتی کرسکتے ہیں جو مفت میں کام کریں گے؟ کیا آپ اپنے کسی دوست کے گھر کی طرح کسی سستی ہوم سائٹ کا انتخاب کرسکتے ہیں؟ یاد رکھیں کہ ایک سادہ لیکن کامیاب میچ اس واقعے کے مقابلے میں زیادہ متاثر کن ہوتا ہے جو آگے جارہا ہے ، لیکن یہ ایک فیاسکوپ میں بدل جاتا ہے۔
فیصلہ کریں کہ کہاں اور کب۔ بات ہے سب سے اہم کرنا ، جب آپ کے ایونٹ کی بات آتی ہے۔جگہ کیا ہے اور کون سی تاریخ ہے جو کسی کو یہ کہنے پر مجبور کرے گی: "ہاں ، میں وہ دیکھوں گا! ایک ایسے وقت کا انتخاب کریں جب ہر شخص آزاد ہو ، آسانی سے قابل رسائی جگہ اور کچھ آپ کی دسترس میں ہو!
- اپنے علاقے میں واقعات کے کیلنڈر کو چیک کریں اور اپنے سامعین کا تعین کریں۔ اگر آپ ان لوگوں کو نشانہ بنارہے ہیں جو اپنا وقت گھر پر گزارتے ہیں تو ، آپ کا بہترین آپشن یہ ہے کہ دن کے وقت ، محلے میں آپ کی میٹنگ کا اہتمام کریں ، شاید بچوں کی دیکھ بھال کی پیش کش کریں۔ لیکن اگر آپ طلبہ کو نشانہ بنا رہے ہیں تو ، بہتر ہے کہ شہر کے مرکز میں رات کے وقت آپ کی میٹنگ کا انعقاد کیا جائے۔ اگر ہو سکے تو ، اپنے ناظرین جہاں جائیں پہلے ہی مل گیا ہے.
- یقینا ، کچھ معاملات میں آپ کو اپنی سائٹ بک کروانے پر مجبور کیا جائے گا۔ اس جگہ کے انچارج شخص سے رابطہ کریں جسے آپ جلد از جلد استعمال کریں گے۔ مت بھولنا کہ وہ شاید آپ کی طرح مصروف ہے!
رسد کے بارے میں سوچئے۔ آپ کو ہر چیز کے لئے رسد کی ضرورت ہوتی ہے۔ پارکنگ کے کیا امکانات ہوں گے؟ معذور افراد تک رسائی کے ذرائع کیا ہیں؟ آپ اپنے جلسہ گاہ کے سائز کے لحاظ سے کیا کر سکتے ہیں؟ آپ کو کس سامان کی ضرورت ہوگی؟ کیا اضافی اشیاء ، جیسے مشروبات ، بیجز ، بروشرز ، آپ کو ضرورت ہوگی اور اضافی اخراجات کی ضرورت ہوگی؟ آسانی سے چلنے کے لئے آپ کو کتنے لوگوں کی ضرورت ہے؟
- اپنی ٹیم کے ساتھ ان تمام امور کے بارے میں سوچیں اور مسئلے کے تمام پہلوؤں پر تبادلہ خیال کریں۔ کیا آپ کچھ غیر متوقع واقعات کی توقع کرسکتے ہیں اور ان سے بچ سکتے ہیں؟ کیا خصوصی مہمان شرکت کرنے کے لئے ہیں؟ کیا آپ کو اس سے مستثنیٰ ہونا پڑے گا؟
مارکیٹنگ اور اشتہار بازی کے بارے میں سوچئے۔ جب آپ اس پر ہوں تو ، ایک پوسٹر بنائیں۔ اس میں مہمان کی تاریخ ، جگہ ، وقت ، نام ، عنوان اور تھیم یا نعرہ ہونا ضروری ہے۔ چونکہ آپ ابھی ابتدائی مرحلے میں ہیں ، لہذا آپ ان تفصیلات کو طے کرنے میں اپنا وقت نکال سکتے ہیں۔ تاہم ، یہ دلچسپ ہے کہ اپنی تنظیم کے بارے میں جامع نظریہ رکھنے کے لئے فوری طور پر عارضی ریکارڈ بنائیں۔
- نیز معلومات پھیلانے کے دوسرے طریقوں کے بارے میں بھی سوچیں۔ ایک ING ایک میلنگ؟ فیس بک ، یا آدھی درجن دیگر ایونٹ کی ویب سائٹ (مزید معلومات تھوڑی آگے)؟ آپ کو کیا ضرورت ہوگی اس سے پہلے شرکاء کو راغب کرنے کیلئے ایونٹ اور آپ کی ضروریات کیا ہوں گی کے لئے واقعہ ان کی دلچسپی برقرار رکھنے کے لئے؟
منظم ہو جاؤ. امکان ہے کہ اس وقت کے لئے سب کچھ آپ کے دماغ میں الجھ رہا ہے اور آپ کو شروع کرنے کا طریقہ نہیں معلوم ہے۔ ایک گہری سانس لیں اور ایکسل کھولیں۔ اپنے پروگرام کا ایک عارضی کیلنڈر تیار کریں۔ اپنے خیالات کو منظم کرنے کے لئے کچھ اسپریڈشیٹ بنائیں۔ یہ غیر ضروری معلوم ہوسکتا ہے ، لیکن دو مہینوں میں آپ اپنے آپ کو یہ کام کرنے پر مبارکباد پیش کریں گے۔
- ہر سرگرمی کے لئے ، ڈیڈ لائن کے ساتھ ایک شیڈول تیار کریں۔ اپنے ساتھیوں کے نام لکھیں اور ان کے کاموں اور عمل درآمد کے ادوار کی وضاحت کریں۔ لہذا آپ ان کے سوالات کو منظم اور جواب دے سکتے ہیں۔

حصہ 2 دو ہفتے پہلے منظم کریں

یقینی بنائیں کہ سب کچھ ٹھیک ہے۔ اپنے پروگرام کی تاریخ اور مقام طے کریں ، اپنے مہمان خصوصی ، اپنے عملہ ، اپنے پروگرام کا تھیم اور نعرہ منتخب کریں۔ وہ کون سے امور ہیں جن سے مسائل پیدا ہونے کا امکان ہے؟ آخری لمحے میں کیا سوالات پیدا ہوسکتے ہیں؟ اس مقام پر ، آپ کو اپنی تمام تفصیلات کو حتمی شکل دینی ہوگی۔
اپنی ٹیم کے ساتھ مل کر چلیں۔ اپنے بجٹ ، نظام الاوقات وغیرہ کو اپنی ٹیم کے ممبروں اور منیجرز کے ذریعہ منظور کروائیں۔ اب وقت آگیا ہے کہ تمام امور کو پرکھیں اور حل کریں۔ کیا آپ کے ملازمین کو سمجھ آچکی ہے کہ انہیں کیا کرنا ہے؟ کیا وہ پورے طریقہ کار سے راحت محسوس کرتے ہیں؟
- ایک بار پھر ، کسی بھی ممکنہ امور پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے اپنے ساتھیوں اور رضاکاروں کے ساتھ جمع ہوں۔ ایکشن پلان تیار کرنے کا بھی یہ بہترین وقت ہے۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم کو کوئی داخلی پریشانی نہ ہو۔ ہر گروپ کے رہنماؤں اور ممبروں کے ساتھ ساتھ اپنے رضاکاروں سے بھی رابطے میں رہیں۔
اپنے کچھ ساتھیوں کو ذمہ داریاں سونپیں اور ان میں سے زیادہ تجربہ کاروں کو تفویض کریں کہ وہ تمام سرگرمیوں کو مربوط بنائے۔ اگر یہ ایک بہت بڑا واقعہ ہے تو ، متعدد افراد سے چارج کریں کہ وہ کسی ایک فرد کی نگرانی میں کئی سرگرمیاں مرتب کریں۔ یاد رکھیں کہ کسی گروپ کے ممبروں کو اپنے گروپ لیڈر پر بھروسہ کرنا ہوگا۔
- واقعہ کے دن ، ایک یا دو افراد کو موقع پر پہنچتے ہی شرکاء سے ملنے اور ان کا استقبال کرنے کے لئے تفویض کرنے پر غور کریں۔ اصولی طور پر یہ استقبالیہ کمیٹی ہے جو سب کو خوش کرنے اور شرکا کو اچھے ہاتھوں میں ہونے کا احساس دلانے کے لئے ذمہ دار ہے۔
واقعہ سے متعلقہ ویب سائٹوں کو تازہ ترین رکھنا یقینی بنائیں۔ آپ شاید فیس بک پر ہیں اور ، لیکن ایسی بہت سی دوسری سائٹیں ہیں جن کا استعمال آپ اپنے پروگرام کی بہتر تشہیر کے ل can کرسکتے ہیں۔ ایونٹ برائٹ ، ایویٹ اور میٹ اپ آپ کے بارے میں سوچنے کی ضرورت والی 3 سب سے اہم سائٹیں ہیں۔ اگر آپ انہیں ابھی تک نہیں جانتے ہیں تو ، ابھی انٹرنیٹ پر جائیں!
- اور ظاہر ہے ، اگر آپ کے پاس کوئی ویب سائٹ ہے تو ، اپنے بلاگ یا اپنے فیس بک پیج کو مت بھولنا۔ آپ یاد دہانی بھیج سکتے ہیں ، تصاویر بھیج سکتے ہیں ، اور اپنی جوابی درخواستوں (RSVP) کا نظم کرسکتے ہیں۔ آپ جتنے زیادہ متحرک ہیں ، اتنا ہی آپ ہر ایک کی طرف سے دیکھا جائے گا۔
مندوبین سے کچھ سرگرمیوں کو فنڈ دینے اور کفالت کرنے کے لئے کہیں۔ اگلے دنوں کے دوران آپ کو متعدد اخراجات کا سامنا کرنا پڑے گا اور آپ اپنی جیب سے ہر چیز کی ادائیگی نہیں کریں گے! ابتدائیہ اخراجات جیسے کمرہ اور سامان کرایہ پر لینا اور شاید کیٹررز کے ل cover کم از کم تھوڑا سا پیسہ جمع کریں۔ آپ کو کچھ چیزوں یا خدمات کی قیمت ادا کرنا پڑسکتی ہے۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو جو خدمات درکار ہوں گی ان کو حاصل کرنے ، توثیق کرنے اور ان کو بل کرنے کے لئے آپ کے پاس کافی انتظامی طریقہ کار ہے۔ آپ کو ہر کام پر نظر رکھنے کی ضرورت ہے تاکہ آپ بعد میں اس کا حوالہ دے سکیں ، لہذا آپ خود کو جلد سے بہتر طور پر منظم کریں ، خاص طور پر اگر آپ کے تجارتی شراکت دار کچھ غلط کر رہے ہیں۔
اپنے پروگرام کی تشہیر کریں۔ بروشرز تیار کریں ، اشتہارات چلائیں ، میڈیا کو آگاہ کریں ، براہ راست میل کریں ، فون کال کریں ، گروپس کو گروپ بھیجیں ، اور ممکنہ شرکاء یا کفیل افراد کا دورہ کریں۔ لوگوں کو آنے کی ترغیب دینے کے لئے اور کیا کرنا ہے؟ مکمل معلومات کے پھیلانے کا خیال رکھیں جس سے سوالوں کی گنجائش کم ہو۔ لیکن آخر کار ، آپ اپنے سامعین کے تجسس کو بیدار کرنے کے درپے ہیں!
- اپنے ہدف کے سامعین کی وضاحت کریں۔ اگر آپ سینئرز تک پہنچنے کی کوشش کر رہے ہیں تو ، آپ انہیں بھیجنے میں اپنا وقت ضائع نہیں کریں گے snapchats. اپنے شرکاء کے ذریعہ اکثر ان جگہوں پر جائیں اور ان اوزاروں کا استعمال کریں جن سے وہ واقف ہیں۔ بہت قابل رسائ ہونے کی کوشش کریں اور عام طور پر برتاؤ کریں۔
اپنے پروگرام کے ل for آپ کی ہر ضرورت کو جمع کریں۔ مثال کے طور پر ، تمغے ، کھیل ، چھوٹے تحائف ، انعامات یا سند۔ بہت ساری چیزیں اور گیجٹ ہیں جو کسی ناتجربہ کار آنکھ کے لئے کسی کا دھیان نہیں رکھ سکتے ہیں ، لیکن آپ کو ہر حرک اور کریلا اور وہ سب کچھ معلوم ہے جو وہاں جاسکتا ہے۔ اور میزیں ، کرسیاں ، ساؤنڈ سسٹم ، پوسٹرز ، دسترخوان اور ان تمام اہم چیزوں کو مت بھولنا!
- یہ سوال ہی آپ کے عملے کے ساتھ پورے ورکنگ سیشن کا مستحق ہے۔ اس وقت تک اس بارے میں سوچنا مت چھوڑیں جب تک کہ آپ 5 چیزوں جیسے قلم ، فرسٹ ایڈ کٹ ، بیٹریاں ، آئس کریم اور ایکسٹینشنز تلاش نہ کریں۔ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ، کسی بھی قیمت پر ، کہ آپ کے پاس ہر چیز شامل ہے۔
اپنے لئے منظم کریں تمام. تصاویر اور ویڈیوز لینے کے انتظامات کریں۔ مہمانوں کی نقل و حرکت کو منظم کریں۔ کھانے اور صفائی کرنے والی ٹیم کے لئے بھی انتظامات کریں۔ اس فہرست کو دن بدن بڑھایا جاسکتا ہے ، لیکن یہ معمول کی بات ہے ، کیونکہ آپ اپنے پروگرام کا اہتمام کررہے ہیں!
- کھانے اور تازگی کا خیال رکھنا۔ اب وقت آگیا ہے کہ خصوصی سہولیات کی منصوبہ بندی کریں ، جیسے معذور افراد کے ل those۔ یہ بھی چیک کریں کہ آیا کچھ شرکا سبزی خور ہیں یا ان کو خصوصی غذا کی ضروریات ہیں۔
- واقعہ کی جگہ کو صحیح طریقے سے ترتیب دینے کے لئے کرسیاں ، میزیں ، سیٹ ، مائکروفونز ، اسپیکر ، کمپیوٹرز ، مائع کرسٹل پروجیکٹر (ایل سی ڈی) ، پوڈیمز ، تمام سامان فراہم کریں۔
رابطہ کرنے کے لئے لوگوں کی فہرست تیار کریں۔ آپ کو فون نمبر ، پتے اور اپنے تمام ملازمین کی ضرورت ہوگی۔ اسی طرح ، وی آئی پیز اور اپنے فراہم کنندگان کی فہرست تیار کریں۔ یہ فہرستیں مفید ثابت ہوں گی اگر کوئی سبت یا دیر سے آیا ہے۔
- فرض کریں کہ آپ کے کیٹرس دیر کر رہے ہیں؟ کیا آپ جانتے ہیں کہ یہ کیسے کرنا ہے؟ آپ اپنی خوبصورت فہرست لیتے ہیں اور آپ انہیں کال دیتے ہیں۔ کیا انہوں نے واقعی سوچا تھا کہ آپ جارہے ہیں؟ طلب نکالا ہوا سور کا گوشت کا یہ 100 کلو؟ ٹھیک ہے ، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔ آپ اس فہرست کو فرانسواائس کو دیتے ہیں اور آپ اس سے اپنے ٹرک کے ساتھ اس پتے پر جانے کے لئے کہتے ہیں۔ اور بس! اب آپ جانتے ہیں کہ آپ کو کیا کرنا ہے ، یا تو ان کا استعمال بند کردیں یا اپنی تفصیلات بتاتے ہوئے زیادہ عین مطابق ہوجائیں!
اپنے ملازمین کے ساتھ ایونٹ کی جگہ پر جائیں۔ ٹور کریں اور احتیاط سے پارکنگ والے مقامات ، بیت الخلاء ، گرین رومز ، داخلے اور داخلے کے انتظام کی جانچ کریں۔ آس پاس کی جگہیں تلاش کریں جہاں آپ فوٹو کاپیاں بناسکتے ہو یا فون کال کرسکتے ہو اور ہنگامی صورتحال میں خریداری کرسکتے ہو۔ ایک لفظ میں ، علاقے کو اپنی جیب جاننے کی کوشش کریں۔
- اپنے رابطہ شخص سے بھی بات کریں۔ اسے اس جگہ کو کسی سے بہتر جاننا چاہئے۔ کیا آپ کو کوئی خاص مسئلہ درکار ہے؟ کیا وقت کی رکاوٹیں ہیں؟ کیا آپ کو بعض اوقات دروازوں کو بند رکھنا ہوگا؟ کیا احتجاج کے دوران ، آگ سے روکنے کے لئے معمول کی آگ کی مشقیں ہوگی؟

ایونٹ سے 24 گھنٹے پہلے حصہ 3

پرسکون رہیں۔ آپ اپنے جملے کے اختتام پر قریب پہنچ چکے ہیں۔ اپنے خیالات کو واضح رکھنا اور ٹریک پر رہنا انتہائی ضروری ہے۔ آپ نے مہینوں کی تیاری کر دی ہے! سب ٹھیک ہوجائے گا۔ اگر آپ پرسکون رہیں تو ، آپ کی ٹیم آپ کی طرح برتاؤ کرے گی اور ایونٹ اچھے حالات میں ہوگا۔ مزید یہ کہ ، ہر چیز بہت جلد ختم ہوجائے گی!
- سنجیدگی سے ، آپ اپنے جملے کے اختتام کو قریب قریب پہنچ چکے ہیں۔ آپ نے ہر چیز کی منصوبہ بندی کی ہے ، آپ نے تمام ممکنہ پریشانیوں کے بارے میں سوچا ہے۔ اگر کچھ ہوتا ہے تو ، آپ مشکل پر قابو پا لیں گے۔ اور یاد رکھنا ، کوئی آپ کو قصوروار نہیں ٹھہرائے گا۔ ایک شور والا مہمان ، معمولی کھانا ، زیادہ فکر نہ کریں ، کیونکہ شرکا جانتے ہیں کہ آپ ہر چیز پر قابو نہیں پا سکتے ہیں۔ تو ، آرام کرو ، سب ٹھیک ہو جائے گا۔
اپنی ٹیم کے ساتھ آخری چیک کریں۔ یقینی بنائیں کہ آپ نے سب کو واقعہ کا وقت اور وہاں پہنچنے کا طریقہ بتایا ہے۔ آپ ایونٹ کے دن کو نہیں چاہتے جو آپ کے تمام ملازمین ایک ہی وقت میں آپ سے پوچھتے ہیں کہ یہ مقدس خدمت کا دروازہ کہاں ہے؟
- یہاں تک کہ اگر آپ کو کوئی سوالات موصول نہیں ہوتے ہیں ، تو اپنے ملازمین کے طرز عمل کی جانچ کرنے کی پوری کوشش کریں۔ کیا وہ اپنے کاموں کی تفصیل سے مطمئن ہیں؟ کیا ان کے درمیان بو آ رہی ہے؟ اگر نہیں تو ، ان کے ساتھ بات چیت کریں اور مل کر مشکل کو ختم کرنے کی کوشش کریں۔ ہوسکتا ہے کہ کسی کو کچھ اور کرنے یا کسی اور کے ساتھ کام کرنے میں زیادہ آسانی ہو۔
آپ کو موصول ہونے والے تمام دعوت ناموں اور جوابات کو چیک کریں۔ مہمانوں کی فہرست بنائیں اور موجود افراد کی گنتی کے لئے کسی سے معاوضہ لیں۔ زیادہ تر معاملات میں ، وہاں موجود لوگوں کی تعداد ہوگی مختلف جواب دینے والے لوگوں کی آپ کو 50 مثبت جوابات موصول ہوسکتے ہیں اور 5 کے ساتھ ختم ہوسکتے ہیں یا 500 لوگ موجود ہیں۔ لہذا ، آپ کو موصول ہونے والے ردعمل کی تعداد جانتے ہوئے بھی ، انتہائی حالات کے ل prepared تیار رہیں!
- جب آپ وہاں موجود ہوں تو ، اپنے معزز مہمانوں کو ایونٹ کی یاد دلائیں۔ آپ ان لوگوں کی تعداد سے حیران ہوں گے جو کہیں گے ، "ارے ہاں ، یہ ٹھیک ہے! یہ کل ہے نا؟ آپ ایک آسان فون کال دے کر یا ایس ایم ایس بھیج کر نگرانی سے بچ سکتے ہیں۔
مقام پر جائیں اور یقینی بنائیں کہ سب کچھ تیار ہے۔ کیا کمرا صاف اور دستیاب ہے؟ کیا الیکٹرانک سامان نصب ہے؟ کیا اچھے کام کرنے کے ٹیسٹ ہوچکے ہیں؟ اگر ضروری ہو تو کیا آپ پہلے سے سامان نصب کر سکتے ہو؟ کیا عملہ تیار ہے؟
- چیک کریں کہ آیا واقعہ کی نگرانی کے لئے موجود افراد کی تعداد کافی ہے یا نہیں۔ البتہ ، زیادہ سے زیادہ افراد کا ہونا بہتر ہے۔ آپ کو کسی ایسے شخص کی ضرورت ہوسکتی ہے جو ہنگامی دوڑ بناسکے ، مہمان اعزاز کی میزبانی کرسکے ، یا غیر متوقع واقعہ طے کر سکے۔ یا کافی پائیں ، سیدھے سادے۔
شرکاء کی کٹس تیار کریں۔ ہر کٹ میں پانی کی بوتل ، ہلکا ناشتہ ، ایک نوٹ بک ، ایک قلم ، ایک کتابچہ اور ضروری معلومات شامل ہوسکتی ہیں۔ آپ چھوٹی چھوٹی یادیں بھی شامل کرسکتے ہیں۔ یہ واقعی وہ تفصیل ہے جو شرکاء کو یہ سوچنے پر مجبور کردے گی کہ واقعہ کو اچھی طرح سے ڈیزائن اور منظم کیا گیا تھا۔ اور وہ واقعی یہ سوچیں گے کہ آپ دونوں کا خیال رکھنا!
- یہ مہمانوں یا آپ کے عملہ یا دونوں کے لئے مختص کیا جاسکتا ہے! کون گرینولا بار اور قلم وصول کرنا پسند نہیں کرتا ہے؟
اسکرپٹ بنائیں۔ یہ ایک فہرست ہے جس میں شیڈول اور کمرے کے مطابق درجہ بندی کی جانے والی تمام ضروری معلومات پر مشتمل ہے۔ اہم سرگرمیوں کے لئے ایک وقتی پروگرام تیار کریں۔ فارم کی ساخت آپ پر منحصر ہے۔ آسانی سے پڑھنے کے ل load اس پر بوجھ نہ ڈالنے کی کوشش کریں۔
- اگر آپ واقعی چنچل اور بہت محنتی ہیں تو ، آپ قائم کرسکتے ہیں کئی اسکرپٹس. مقررین آپ سے دوسرے مقررین کی فہرست اور اس کے مقام اور نظام الاوقات کے ساتھ آپ سے پوچھ سکتے ہیں۔ آپ کی ٹیم کو سامان کی فہرست ، نظام الاوقات اور صفائی ستھرائی کے کاموں کے اصول چاہیں گے۔ اگر آپ کے پاس ان کو تیار کرنے کا وقت ہے تو ، یہ فہرستیں کارآمد ثابت ہوسکتی ہیں۔
ایونٹ کے دوران ہونے والے اقدامات کی ایک فہرست فہرست تیار کریں۔ اگر آپ وہاں ہوں تو سب کچھ وہاں موجود ہے ، ہر کوئی موجود ہے اور اچانک آپ کو احساس ہو گا کہ آپ کافی بریک کے لئے گھر میں 1،200 گولے بھول گئے ہیں۔ آپ سب کچھ برباد کردیتے۔ لہذا ، ایک چیک لسٹ بنائیں اور جو آپ کی ضرورت ہو گی اپنے ساتھ رکھیں!
- اگر چیزیں جمع ہوجاتی ہیں تو ، اپنی ٹیم کے ہر ممبر کو ایک مخصوص کام تفویض کریں۔ لہذا ، واقعہ کے دن ، آپ وقت اور گھٹنوں کے بحرانوں کو دائیں اور بائیں چلانے میں ضائع نہیں کریں گے۔ دو اور ہاتھ بوجھ کو کم کرتے ہیں ... جیسا کہ کہا جاتا ہے۔

حصہ 4 ایونٹ کے چلانے کا انتظام کرنا

اپنے عملے اور رضاکاروں کے ساتھ ایونٹ سائٹ پر جلدی کرو۔ چیک کریں کہ سب موجود ہیں اور یہ یقینی بنائیں کہ الیکٹرانک آلات صحیح طریقے سے کام کر رہے ہیں۔ کیا کوئی آخری لمحے کے سوالات ہیں؟ اگر آپ کے پاس وقت باقی ہے تو ، ایک ڈرنک نکالیں ، انھیں حوصلہ افزائی کے کچھ الفاظ بتائیں ، پھر انھیں وقفہ دیں! آپ اس کے مستحق ہیں۔ تم تیار ہو۔
- یقینی بنائیں کہ منتظمین نے ایک مخصوص بیج یا دیگر اشارہ پہنا ہے ، تاکہ شرکاء کو ضرورت پڑنے پر آسانی سے مل سکے۔ کبھی کبھی تھکاوٹ پہننا کافی نہیں ہوتا ہے۔
سب کچھ انسٹال کریں۔ اندر اور باہر کیا آپ کو کونے میں میل باکس یا بل بورڈ پر گببارے لٹکانے پڑتے ہیں؟ اور آپ دروازوں اور مرکزی داخلی ہال کے بارے میں کیا سوچتے ہیں؟ اگر شرکاء کو کسی پیچیدہ راستہ پر گامزن کرنا ہو تو ، زیادہ سے زیادہ نشانات رکھیں جتنا آپ ان کی رہنمائی کرسکتے ہیں۔
- خیرمقدم بینرز اور معلوماتی بینرز کو مت بھولیئے جو بہت کارآمد ہیں۔ یاد رکھیں شرکاء کے لئے ایونٹ کا مقام تلاش کرنا آسان بنائیں۔ یہ کہے بغیر چلا جاتا ہے!
- استقبالیہ اور رجسٹریشن ڈیسک نصب کریں۔ سائٹ پر پہنچنے پر ، شرکاء کو نوٹ کرنا چاہئے کہ انہیں اپنی رہنمائی کرنے کی کیا ضرورت ہے۔ بصورت دیگر ، وہ حلقوں میں گھوم سکتے ہیں اور اپنے آپ کو تکلیف محسوس کرسکتے ہیں۔کیا آپ کو استقبالیہ کمیٹی یاد ہے جس کے بارے میں ہم نے پہلے بھی بات کی تھی؟ شرکاء کو سلام اور ان کے سوالات کے جوابات دینے کیلئے کسی کو داخلی راستے پر رکھیں۔
- کچھ موسیقی پوسٹ کریں! اس سے کسی بھی قسم کی شرمندگی دور ہوسکتی ہے جس سے موڈ میں اضافہ ہوتا ہے۔
یقینی بنائیں کہ اہم لوگ واقعات سے واقف ہیں۔ اگر کوئی اسپیکر دیر کرتا ہے تو ، اپنا شیڈول ایڈجسٹ کریں اور دلچسپی رکھنے والی جماعتوں کو آگاہ کریں۔ اگر کھانا توقع سے زیادہ لمبا رہتا ہے تو ، آپ کو پروگرام کی تبدیلی کے ل alert انہیں آگاہ کرنا ہوگا۔ شیڈول کے مطابق چیزیں چلنا نایاب ہوتا ہے ، لہذا تبدیلیاں رونما ہونے کے ساتھ ہی لوگوں کو بتانا یقینی بنائیں۔
فوٹو لے لو! آپ شاید اپنے واقعہ کی یادیں رکھنا چاہتے ہیں۔ اور کسی کو کیمرے کے ساتھ گھومتے دیکھنا شرکا کو خوش کر سکتا ہے۔ کفیل کا بینر ، آپ کا ، داخلی راستہ ، استقبالیہ وغیرہ مت بھولنا۔ ہوسکتا ہے کہ آپ اگلے سال ان کا استعمال کرسکیں!
- اگر ممکن ہو تو ، اپنے دوستوں میں سے ایک یا کسی پیشہ ور فوٹوگرافر سے ان تمام تفصیلات کا خیال رکھنے کے لئے کہیں۔ وہاں آپ کے پاس کافی ہے! لیکن آپ کو اپنے مہمانوں کی دیکھ بھال کرنی ہوگی ، لہذا کسی کو فوٹو وغیرہ کی دیکھ بھال کروائیں۔
ایک یادداشت پیش کریں۔ ہوسکتا ہے کہ آپ کے شرکاء نے آپ کے پروگرام میں شرکت کرکے کچھ سیکھا ہو ، اور آپ چاہتے ہیں کہ وہ کسی چیز کے بارے میں سوچنے یا سوالات پوچھنے یا کوئی اقدام اٹھانے کے بارے میں سوچ کر چھوڑ دیں۔ لہذا ایک اڑان یا کوئی ایسی چیز تقسیم کریں جس کے ساتھ وہ ان کے ساتھ آئیڈیاز دے سکیں عمل واقعہ کے بعد
- رائے کے ل for ایک فورم بنانا یاد رکھیں۔ شرکا کو موقع دیں کہ وہ آگے چلیں ، ان کے خیال میں کیا کہیں ، بہتری کی تجویز کریں اور اگلے ایونٹ کے لئے اپنی خواہشات کا اشتراک کریں۔ اور ظاہر ہے ، وہ کس طرح آسان بنا سکتے ہیں!
استقبال کے علاقے کو صاف کریں! بجلی کا میٹر بلند کریں ، بینرز اٹھائیں ، میزیں وغیرہ نکالیں۔ مقامات کو ان کی اصل حالت میں واپس رکھیں ، جیسا کہ وہ واقعہ سے پہلے تھے۔ یہ خاص طور پر اہم ہے اگر آپ کمرہ کرایہ پر لیا اور واپس آنا چاہتے ہو۔ مالکان آپ سے فیس وصول کرسکتے ہیں ، جو آپ کو بصورت دیگر گریز کرسکتے تھے۔ جتنا ممکن ہو آپریشن کو آسان بنانے کے ل the کاموں میں تقسیم کریں۔
- چیک کریں کہ موقع پر قیمتی کوئی چیز فراموش نہیں کی گئی ہے اور اگر ایسا ہے تو ، گمشدہ جائیداد کی خدمت مرتب کریں
- اس جگہ کے انچارج فرد کی توجہ کو پہنچائیں ، اس واقعے کے دوران پہنچنے والے نقصانات۔ ایماندار اور براہ راست ہونا بہتر ہے۔
- کوڑے دان کی دیکھ بھال کریں اور اپنے ذرائع سے کام لیں۔ صفائی کی خدمت اس مسئلے کا خیال رکھے گی۔
اپنے پروگرام کے انعقاد سے پیدا ہونے والے تمام کاموں کا خیال رکھیں۔ در حقیقت ، یہ زیربحث واقعے کی نوعیت پر منحصر ہے۔ یہ ہوسکتا ہے کہ آپ کے پاس بہت کچھ کرنے کی ضرورت نہ ہو ، لیکن آپ شکریہ ادا کرنے کے لئے لوگوں کی ایک لمبی فہرست اور انتظام کرنے کا ایک نسخہ بھی ختم کرسکتے ہیں۔ شروع کرنے کے لئے کچھ خیالات یہ ہیں۔
- اپنی ٹیم کے تمام ممبروں ، رضاکاروں اور کفیلوں کا شکریہ۔ آپ ان کے بغیر اپنا پروگرام نہیں بناسکتے تھے!
- اپنے اکاؤنٹس کو اپ ڈیٹ اور فائنل کریں۔ اس کام کو جلد سے جلد مکمل کرنا ہوگا۔ ایڈجسٹ کرنے کے لئے کم از کم تفصیلات رکھنا بہتر ہے۔
- ان تمام لوگوں کے لئے شکریہ کے استقبال کا اہتمام کریں جنہوں نے آپ کی مدد کی ہے ، آپ کے عملے کو ضرور ان کی تعریف کی جائے اور آپ کے ڈونرز کو محسوس ہوگا کہ انہوں نے کسی اچھ causeی مقصد میں حصہ لیا ہے۔
- لوگوں کو متعلقہ تحائف یا بروشر دیں۔
- کفیلوں کو تقسیم کریں اور لوگوں کو ہدایت میں ان کے حصہ کا تعلق ہے۔
- واقعہ کی تصاویر کو اپنی ویب سائٹ پر پوسٹ کریں۔
مستقبل میں اپنی تنظیم کو بہتر بنانے کیلئے ایونٹ کے بعد تشخیصی میٹنگ کا اہتمام کریں۔ اب جب کہ آپ نے سب کچھ کر لیا ہے ، کیا ایسی چیزیں ہیں جو آپ مختلف طریقے سے کرسکتے تھے؟ کن چیزوں نے اچھا کام کیا اور کون سا کام نہیں کیا؟ کیا آپ اس طرح کے واقعے کو دوبارہ منظم کرنے پر راضی ہوجائیں گے؟ آپ نے کیا سیکھا؟
- اگر آپ کو رائے موصول ہوتی ہے تو اس پر غور کریں۔ اگر آپ کے مہمان ایسا نہیں کرتے ہیں تو ، اپنے عملے سے ایسا کرنے کو کہیں! وہ اس پروگرام کے بارے میں کیا سوچتے ہیں؟ کم از کم ، کیا انہوں نے اپنی تعریف کی؟ یقینا چونکہ ان کے پاس گرینولا بار اور ایک قلم تھا ، کیا وہ نہیں؟