وصولیوں کو ہینڈل کرنے کا طریقہ

مواد

• مراحل
• حصہ 1 کریڈٹ طریقوں کی تعریف
• حصہ 2 انوائس صارفین
• حصہ 3 قابل وصول اکاؤنٹس پر عمل کریں
• حصہ 4 اکاؤنٹس کو قابل وصول اکاؤنٹنگ طریقوں کا اطلاق کریں

اگر آپ کے پاس ایک کریڈٹ ادارہ ہے اور آپ اپنے صارفین کو قرض فراہم کرتے ہیں تو ، یہ ضروری ہے کہ تجارت کے وصولی کے ل procedures طریقہ کار کی وضاحت کی جائے۔ کسٹمر کریڈٹ تب ہوتا ہے جب آپ اپنے گراہک کو خدمت وصول کرنے کی اجازت دیتے ہیں یا بعد میں ادائیگی کے وعدے کے بدلے کسی مصنوع پر فوری قبضہ کرتے ہیں۔ دوسرے لفظوں میں ، آپ اسے ادائیگی کرنے سے پہلے ہی اسے آپ کی مصنوعات پر قبضہ کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ اگر آپ کریڈٹ کارڈز کو قبول کرتے ہیں تو جاری کرنے والی کمپنی خطرات کا انتظام کرتی ہے۔ ایسی صورت میں جب صارفین کو چیک یا نقد رقم ادا کرنا پڑے ، آپ کو ادائیگی کی جانچ کرنی ہوگی اور خطرات کو سنبھالنا ہوگا۔ تجارتی وصول وصولیوں سے نمٹنے میں قرضے کے لئے قرضے دینے کے طریقہ کار مرتب کرنا ، رسیدیں تیار کرنا ، ادائیگیوں کے وجوہات وصول کرنا اور وصول کرنا اور اکاؤنٹنگ کے افعال کو انجام دینے پر مشتمل ہے۔

مراحل

حصہ 1 کریڈٹ طریقوں کی تعریف

1. 
   

   
   کریڈٹ درخواست دینے کا طریقہ کار تیار کریں۔ اس بات کا تعین کریں کہ آیا آپ افراد کو یا صرف کمپنیوں کو قرض دینا چاہتے ہیں۔ اپنے سارے گاہکوں سے ان کی ساکھ کی تصدیق کے ل an ایک درخواست مکمل کرنے کو کہیں۔ تمام کریڈٹ درخواست دہندگان کے اکاؤنٹس کو چیک کریں۔
   • افراد کو اپنا نام ، رابطہ کی معلومات ، ملازمت سے متعلق معلومات اور سماجی تحفظ کا نمبر فراہم کرنا ہوگا۔
   • کاروباروں کو اپنے کاروبار کا نام ، اپنے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے لئے رابطے کی معلومات ، دیگر کمپنیوں سے کریڈٹ ہسٹری اور ان کے ڈائریکٹرز کے نام فراہم کرنا ہوں گے۔

2. 
   

   
   فروخت کی عام شرائط قائم کریں۔ اپنی ضروریات اور موکل کی ذمہ داریوں کے بارے میں ایک دستاویز تیار کریں۔ ادائیگی کی مقررہ تاریخ بھی بتائیں۔ مثال کے طور پر ، آپ اشارہ دے سکتے ہیں کہ خریداری کے 30 دن کے اندر ادائیگیاں ضرور کرنی چاہئیں۔ دیر سے ادائیگی کے لئے قابل ادائیگی شدہ سود کی مقدار بتائیں۔ اس بات کی نشاندہی کریں کہ موکل کو واپسی والے چیک یا قرض جمع کرنے کے لئے فیس ادا کرنا پڑے گی۔
   • کریڈٹ درخواست دہندگان کو اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے فارم پر دستخط کرنے کے قابل ہونا چاہئے کہ انہوں نے اس شق کو پڑھا اور سمجھا ہے۔

3. 
   

   
   
   
   صارفین کے کریڈٹ سے متعلق قوانین کا احترام کریں۔ صارفین کا کریڈٹ ایک معاہدہ ہے جس کے ذریعہ قرض دینے والا قرض لینے والے (یا تو افراد یا مالی کارپوریشنوں) کو سامان اور خدمات کی خریداریوں کے لئے مالی معاوضے کے لئے واپسی قابل رقم فراہم کرتا ہے۔ فرانس میں ، لیگرڈ قانون نے صارفین کے تحفظ کے ل consumer صارفین کے کریڈٹ میں بہتری لائی ہے۔ یہ قانون قرض دہندگان پر بھی نئی ذمہ داری عائد کرتا ہے۔ یہاں کچھ دفعات ہیں جو یہ قانون مہیا کرتی ہیں۔
   • قرض دہندگان کو کسی بھی طرح سے یہ اشتہار نہیں دینا چاہئے کہ کریڈٹ موکل کی صورتحال کو بہتر بناتا ہے۔
   • قرض دینے والا انشورنس کا انتخاب کرنے کے لئے آزاد ہے جو اس کے لئے مناسب ہے۔
   • کریڈٹ اداروں کو ضروری ہے کہ وہ قرض لینے والے کی ساکھ کی جانچ کرے اور اس بات کو یقینی بنائے کہ قرض لینے والا ایف آئی سی پی فائل میں رجسٹرڈ نہیں ہے۔
   • صارفین کے قرضہ دینے والے قوانین کے بارے میں مزید معلومات کے ل this ، یہ مضمون دیکھیں۔

حصہ 2 انوائس صارفین

1. 
   

   
   
   
   سمجھو کہ بل کیا ہے۔ انوائس ایک دستاویز ہے جسے خریدار فروخت کے وقت فروخت کنندہ سے وصول کرتا ہے۔ اس میں فروخت کردہ مصنوعات اور خدمات ، ان کی لاگت اور اس تاریخ کی تفصیل دی گئی ہے جس پر ادائیگی متوقع ہے۔ رسید رسید سے مختلف ہے۔ خریداری کی رسید صرف اس صورت میں جاری کی جاتی ہے جب خریدار خریداری کے وقت پورا پورا ادائیگی کرے۔ اگر وہ بعد کی تاریخ میں یا حیرت زدہ انداز میں ادائیگی کرتا ہے تو ، آپ کو اسے انوائس جاری کرنا ہوگا۔
   • انوائس بیان سے مختلف ہے۔ ایک یا ایک سے زیادہ موجودہ رسیدوں کے ساتھ گاہک کو ایک بیان بھیجا جاتا ہے اور اس سے واجب الادا رقم کی وضاحت ہوتی ہے۔ اس کا مرکزی کردار بلنگ کے عمل کو آسان بنانا ہے۔

2. 
   

   
   اپنے بلنگ کا طریقہ منتخب کریں۔ آپ کے لئے دو اختیارات دستیاب ہیں: یا تو آپ خود انوائس جاری کرسکتے ہیں یا اس کے ل h کسی کمپنی کی خدمات حاصل کرسکتے ہیں۔ اگر آپ ابھی شروعات کررہے ہیں تو خود ہی کریں۔ آپ اپنی کمپنی کی مالی اعانت کے بارے میں اپنے علم کو گہرا کرسکیں گے۔ بعد میں ، آپ یہ کام کسی اور شخص کو دے سکتے ہیں۔

3. 
   

   
   انوائس پر تمام متعلقہ معلومات شامل کریں۔ لفظ بل واضح طور پر لکھیں۔ گاہک اور ان کی مصنوعات یا خدمات کی شناخت کے لئے معلومات شامل کریں جو فراہم کی گئیں۔ اپنا نام ، اپنے بزنس یونٹ کا نام اور اس پتے پر گاہک ادائیگی بھیجنا چاہیں ، واضح طور پر بتانا نہ بھولیں۔
   • ہر انوائس کو ایک انوکھا نمبر تفویض کریں۔
   • واضح طور پر تاریخ کی نشاندہی کریں۔
   • موکل کا نام اور پتہ نیز اپنی کمپنی کا نام اور پتہ بتائیں۔
   • خریدی ہوئی مصنوعات یا خدمات کے ساتھ ساتھ خریداری کی تاریخ بھی واضح طور پر بتائیں۔
   • ادائیگی کی مقررہ تاریخ اور مقررہ تاریخ کی نشاندہی کریں۔

4. 
   

   
   الیکٹرانک یا کاغذی رسید جاری کرنے کا انتخاب کریں۔ آپ ڈاک کے ذریعہ کاغذی رسید ، ای میل کے ذریعہ الیکٹرانک رسید یا دونوں بھیج سکتے ہیں۔ صارفین کو یہ بتانا چاہئے کہ وہ کس طرح بل وصول کرنا چاہتے ہیں۔ الیکٹرانک انوائسنگ کاغذی بلنگ سے کہیں زیادہ آسان اور کم مہنگا ہے۔ تاہم ، کچھ صارفین مالی معلومات آن لائن ظاہر کرنا پسند نہیں کرتے ہیں۔ اس کے علاوہ ، اگر کوئی صارف ای میل ایڈریس کو تبدیل کرتا ہے تو ، آپ کو اس سے رابطہ کرنے میں دشواری ہوسکتی ہے۔

5. 
   

   
   بل پر جوابی لفافہ جوڑنے کی کوشش کریں۔ صارفین اپنی ادائیگی زیادہ آسانی سے بھیج سکیں گے۔ براہ راست لفافے میں اپنا پتہ درج کریں۔ اگر آپ چاہیں تو ، ونڈو لفافہ لیں ، انوائس پر اپنا پتہ چھاپیں اور گاہک سے اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا پتہ ونڈو میں ظاہر ہو۔ اگر کوئی صارف عام طور پر آن لائن یا ذاتی طور پر ادائیگی کرتا ہے تو ، اس کا ایک نوٹ بنائیں۔ اگر کوئی صارف جوابی لفافہ وصول نہیں کرنا چاہتا ہے تو اس اخراجات کو بچائیں۔
   • ادائیگی کے عمل میں آسانی کے ل accounts ، اکاؤنٹس کے قابل رسید انوائس شدہ قیمتوں میں خود بخود کٹوتی کے ل a براہ راست جمع نظام قائم کریں۔ عام طور پر ، آپ کے بینکوں کے ذریعہ اس طرح کا نظام قائم کرنا آسان ہے۔

حصہ 3 قابل وصول اکاؤنٹس پر عمل کریں

1. 
   

   
   قرض کے انتظام کے نظام کا انتخاب کریں۔ آپ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے آف لائن دستی ڈیٹا انٹری سسٹم کو ترجیح دے سکتے ہیں۔ تاہم ، اگر آپ کی کمپنی ترقی کررہی ہے تو ، آپ قرض کے انتظام سافٹ ویئر جیسے کوئیک بوکس کے ذریعہ اپنے انتظام کے عمل کو خود کار طریقے سے کرسکتے ہیں۔ آپ ویب پر مبنی مالی نظم و نسق جیسے ٹکسال یا تازہ کتابیں بھی استعمال کرسکتے ہیں۔

2. 
   

   
   دستی کریڈٹ رپورٹنگ کا نظام استعمال کریں۔ آپ کو ایکسل میں اسپریڈشیٹ تیار کرنے کا موقع ملے گا۔ تاریخ ، گاہک کا نام ، واجب الادا رقم ، انوائس نمبر ، اور ادائیگی کی تاریخ کیلئے کالم بنائیں۔ اپنے بل بھیجنے اور ادائیگیوں کے ل. چارٹ میں معلومات درج کریں۔
   • آپ کو انوائس ٹیمپلیٹ بنانے کی ضرورت ہوگی اور اپنے تمام رسیدیں جاری کرنے کے لئے استعمال کریں گے۔
   • قابل وصول فائلوں اور معاوضہ رسیدوں کا فولڈر رکھیں۔
   • وصول شدہ فائلوں میں بلا معاوضہ رسید رکھے جاتے ہیں۔
   • انوائسز کی ادائیگی کے بعد ، ان کو براہ راست وصول ہونے والی فائل سے حذف کریں اور ادائیگی والے انوائس فولڈر میں رکھیں۔

3. 
   

   
   سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے وصولیوں کو ٹریک کریں۔ اگر آپ قابل وصول آپشن کے ساتھ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہیں تو ، آپ آسانی سے انوائس اور واجبات کی ادائیگی کو ٹریک رکھنے کے ل to استعمال کرسکتے ہیں۔ آپ سسٹم میں صارفین اور سیلز کی معلومات کو براہ راست ایڈٹ کرسکتے ہیں۔ اس سے آپ کو کاغذ اور الیکٹرانک رسیدیں خود بخود پیدا ہوجائیں گی۔ اگر سسٹم انٹرنیٹ استعمال کرتا ہے تو ، آپ براہ راست ای میل کے ذریعہ صارفین کو رسید بھیج سکتے ہیں۔ آپ کے پاس ایک رپورٹ چلانے کا اختیار ہے جو آپ کو بتائے گا کہ کون سے رسید ابھی باقی ہیں ، لہذا آپ کو ادائیگی اور بلا معاوضہ رسیدوں کے لئے علیحدہ کاغذی فائلیں رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔
   • اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کی مدد سے ، آپ تاریخ کو ترتیب سے انوائس کو بھی درجہ بندی کرسکتے ہیں۔ اس عمل میں ادائیگی کے دیر سے دن کی تعداد کے ذریعے بغیر معاوضہ رسیدوں کو الگ کرنے پر مشتمل ہے ، اس سے آپ کو ایک ایسی کلیکشن پالیسی لاگو کرنے کی سہولت ملتی ہے جس میں 30 ، 60 یا 90 دن کی ادائیگی تاخیر سے ہونے پر کچھ اقدامات طے کرتی ہے۔

4. 
   

   
   مؤکلوں کو اکاؤنٹ کے ماہانہ بیانات جاری کریں۔ اکاؤنٹ کا بیان انوائس سے مختلف ہے۔ یہ ایک مہینہ میں ایک بار جاری کیا جاتا ہے اور پرانے رسیدوں پر باقی تمام رقم کی تفصیلات جاری کردی جاتی ہیں۔ اکاؤنٹ کا بیان موصولہ ادائیگیوں کی بھی نشاندہی کرتا ہے۔ آخر میں ، اس دستاویز میں کسی بھی ایسے بیلنس کی نشاندہی کی گئی ہے جو آگے نہیں بڑھتا ہے۔ بغیر معاوضہ اکاؤنٹس کی صورت میں ، بقایا اکاؤنٹس کی شناخت ، ٹریک اور ان کی بازیابی کے لئے ایک نظام موجود ہونا چاہئے۔

حصہ 4 اکاؤنٹس کو قابل وصول اکاؤنٹنگ طریقوں کا اطلاق کریں

1. 
   

   
   عمل کو خودکار کرنے کے لئے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کا استعمال کریں۔ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر نہ صرف آپ کو انوائس تیار کرنے کی اجازت دیتا ہے بلکہ خود بخود آپ کے ماہانہ مالی بیانات بھی مرتب کرتا ہے۔ اس طرح کے آٹومیشن کا فائدہ یہ ہے کہ یہ آپ کو بہت زیادہ وقت بچاتا ہے اور آپ کے کام کو آسان بناتا ہے ، بجائے اس کے کہ ایک سے زیادہ بار دستی طور پر ایک ہی معلومات میں داخل ہوں۔ اس سسٹم کا دوسرا فائدہ یہ ہے کہ جب آپ مختلف مقدار میں یا مختلف رپورٹس کے بارے میں معلومات ٹائپ کرتے ہیں تو آپ میں کم غلطیاں ہوتی ہیں۔

2. 
   

   
   کریڈٹ پر خدمات کی فروخت کا بیان دیں۔ سب سے پہلے ، خدمت کے لئے واجب الادا رقم کے ساتھ سیلز اکاؤنٹ کو کریڈٹ کریں۔ اس کے بعد ، ویسے ہی وصولیوں سے ڈیبٹ کریں۔ جب موکل ادائیگی کرتا ہے تو ، ادا کردہ رقم کے موجودہ اکاؤنٹ کو ڈیبٹ کریں۔ پھر ، اسی رقم کے لئے صارف کے اکاؤنٹ میں کریڈٹ کریں۔
   • فرض کریں کہ آپ کسی خدمت کی فراہمی کے لئے a 5،000 کا بل کسی صارف کو بھیجتے ہیں۔
   • وصولیوں پر € 5،000 کی ڈیبٹ اندراج پاس کریں۔ بیلنس شیٹ میں ، وصولی جو اثاثے میں ظاہر ہوتے ہیں۔
   • فروخت پر 5000 the کے کریڈٹ پر ایک تحریر خرچ کریں۔ مالی بیانات میں فروخت میں اضافہ۔

3. 
   

   
   ساکھ پر اشیا کی فروخت کا بیان دیں۔ سب سے پہلے ، جریدے میں جرنل کے اندراجات فروخت اور اس سے متعلق وصولیوں کو ریکارڈ کرنے کیلئے رکھیں۔ جس طرح آپ نے خدمت کے ل did کیا ، اسی طرح آپ کو فروخت اور تجارت وصولیوں کا کریڈٹ کرنا ہوگا۔ پھر گاہک کو فروخت کردہ اسٹاک کو لاگت کے طور پر کم کرنے پر غور کریں اور اسے بچائیں۔
   • فرض کریں کہ آپ نے $ 10،000 کا کاروبار کیا ہے جس میں آپ نے گاہک کو $ 7،000 مالیت کا سامان فروخت کیا ہے۔
   • فروخت پر € 10،000 کی کریڈٹ انٹری اور وصولیوں پر 10،000 of کی ڈیبٹ اندراج پاس کریں۔
   • اس کے بعد ، فروخت ہونے والے سامان کی قیمت پر ،000 7،000 کا ڈیبٹ لکھ دیں۔ یہ مالی بیانات میں اخراجات کی شکل میں ہے۔ پھر انوینٹری اکاؤنٹ میں ،000 7،000 کا کریڈٹ اندراج لکھیں۔ بیلنس شیٹ میں انوینٹری کی کمی سے € 7،000 کی کمی واقع ہوتی ہے۔

4. 
   

   
   خراب قرض پوسٹ کریں۔ برے قرضوں کو پہچاننے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ جریدے کے اندراجات میں ہر مہینے جمع شدہ انوائس کی تعداد کا اندازہ لگانا۔ اس تکنیک کی مدد سے ، اسی مہینے میں انوائس جاری ہونے پر خراب قرض کے اخراجات کو ریکارڈ کرنا ممکن ہے۔یہ مفاہمت کے اصول کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے ، جس کے تحت تمام اخراجات کو اسی مہینے میں تسلیم کیا جانا چاہئے جس سے محصول وصول ہوا تھا۔
   • اگر آپ برا قرض جمع نہیں کرتے ہیں اور جب کسی صارف نے ادائیگی نہیں کی ہے تو برا قرضوں کا محاسبہ کرنے کی توقع کرتے ہیں ، اس سے مصالحت کے اصول کی خلاف ورزی ہوتی ہے۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کا اندازہ ہے کہ ایک ماہ کے اندر اندر ،000 40،000 کا انوائس ادا نہیں کیا جائے گا تو ، خراب قرضوں کے اکاؤنٹ پر ،000 40،000 کا خرچ درج کرنے کے لئے آگے بڑھیں۔ یہ آپ کے مالی بیان میں اخراجات کی شے کے طور پر ظاہر ہوتا ہے۔
   • اس کے علاوہ ، بیلنس شیٹ میں مشکوک اکاؤنٹس کے لئے الاؤنس اکاؤنٹ میں اسی رقم کے کریڈٹ کا اکاؤنٹنگ اندراج رکھیں۔
   • جب آپ ان بلوں کی نشاندہی کرتے ہیں جو بغیر معاوضہ رہتے ہیں تو ، آپ کو صرف ناقص قرضوں والے اکاؤنٹس اور وصول شدہ قابل کریڈٹ اکاؤنٹس سے رقم نکالنا ہوگی۔

5. 
   

   
   جلد ادائیگی کیلئے پوسٹ چھوٹ۔ اگر آپ پیشگی ادائیگی کے لئے رعایت پیش کرتے ہیں تو ، صارف انوائس پر کل رقم سے کم قیمت ادا کرے گا۔ پھر سیلز ڈسکاؤنٹ اکاؤنٹ میں منافع میں کمی کے طور پر پھیلاؤ کو بچائیں۔ اس سے آپ کو انکم اسٹیٹمنٹ میں تضادات کو جانچنے کا موقع ملے گا۔
   • فرض کریں کہ آپ کسی صارف کو $ 1000 کا بل بھیجتے ہیں اور آپ اسے 10 دن قبل ادائیگی کرنے پر 10٪ چھوٹ یا 100 ڈالر دیتے ہیں۔ تاہم ، یہ صارف صرف 900 pay ادا کرتا ہے۔
   • وصولیوں پر € 1،000 اندراج پاس کریں.
   • ڈیبٹ 900 sales فروخت پر اور 100 sales سیلز اکاؤنٹ پر۔

6. 
   

   
   تجارتی قابل وصول ہونے کا ایک تاریخی بیان تیار کریں۔ ایسی رپورٹ آپ کو تمام بقایا انوائسز کے بارے میں تفصیلات بتائے گی۔ اس کا ڈھانچہ یہ ظاہر کرنے کے لئے بنایا گیا ہے کہ پرانے بل کتنے ہیں۔ مثال کے طور پر ، موجودہ بلوں کے لئے کالم ہوسکتے ہیں ، جن کی دیر سے ادائیگی 0 سے 15 دن ، 16 سے 30 دن ، 31 سے 45 دن اور 45 دن سے زیادہ ہے۔ آپ اسے خراب قرض کا تخمینہ لگانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔ آپ اس رپورٹ کو انوائس کی شناخت کے ل use بھی استعمال کرسکتے ہیں جن کو فالو اپ کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے۔