کام کرتے وقت فون کا جواب کیسے دیں

مواد

• مراحل
• حصہ 1 فون اٹھاو
• حصہ 2 فون پر بات کریں

کسی پیشہ ور کامیابی کے لئے کام پر پیشہ ورانہ شبیہہ پیش کرنا اہم ہے۔ کمپنی میں ان کی حیثیت سے قطع نظر ، فون کا جواب دینا تقریبا all تمام ملازمین کے لئے ایک کام ہے۔ اچھ .ے جواب دینے سے آپ کو فون کال پر مثبت لہجے ڈالنے ، نمائندے کو آرام دہ محسوس کرنے میں مدد ملے گی اور آپ کو اس کے مختلف سوالات کا آسانی سے جواب دینے کی سہولت ملے گی۔

مراحل

حصہ 1 فون اٹھاو

1. 
   

   
   جلدی سے جواب دو۔ جب آپ کاروبار میں ہوں یا پیشہ ورانہ ماحول میں ہوں تو لوگوں کو مصروف رکھنا شائستہ نہیں ہے۔ ہینڈسیٹ اٹھاو اور تیسری انگوٹھی سے پہلے کال کا جواب دو۔

2. 
   

   
   ہینڈسیٹ اپنے کان پر رکھیں۔ فون کا فوری جواب دینا ضروری ہے ، لیکن پھر بھی آپ کو اتنا صبر کرنا چاہئے کہ مائکروفون کو اپنے منہ کے قریب رکھ سکے۔ اس وقت تک بات کرنا شروع نہ کریں جب تک کہ آپ کو قطعی طور پر یقین نہ ہو کہ فون کا ہینڈسیٹ آپ اور آپ کے کان پر پھنس گیا ہے ، تاکہ دوسری فریق کسی بھی معلومات سے محروم نہ ہو۔

3. 
   

   
   جواب دینے سے پہلے گہری سانس لیں۔ اپنا تعارف کروانے سے پہلے گہری سانس لینے سے شروع کریں ، ایک بار جب فون آپ کے منہ کے قریب ہے۔ اس سے آپ کو پرسکون رہنے اور خود پر عبور حاصل ہوسکے گا ، جو آپ کو اپنے ذہنوں کو اکٹھا کرنے اور سکون سے بولنے کی اجازت دے گا۔

4. 
   

   
   
   
   اپنا اور اپنے کاروبار کا تعارف کروائیں۔ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے نمائندے نے صحیح جگہ اور صحیح شخص کو بلایا ہے ، لہذا آپ کو یہ بتانا ضروری ہے کہ آپ کون ہیں اور آپ کا کاروبار کیا ہے۔ پہلے کمپنی کا نام بتانا یقینی بنائیں۔ آپ اپنا گھر بنانے کے بارے میں سوچ سکتے ہیں لہذا آپ کو فون کے بجنے پر کیا کہنا ہے کے بارے میں یہ سوچنے کی ضرورت نہیں ہے اور حالات کے لحاظ سے اسے قدرے تبدیل کرنا ہے۔
   • اگر آپ ریسیپشنسٹ یا سوئچ بورڈ آپریٹر کی حیثیت سے کام کرتے ہیں تو ، یہ ضروری ہے کہ آپ کاروبار کو بہتر انداز میں مہارت حاصل کریں ، کیوں کہ آپ وہ شخص ہیں جسے فون کرنے والے کو اپنی تمام معلومات حاصل کرنے میں مدد کرنا ہوگی۔ آپ آسانی سے کہہ سکتے ہیں ، "ہیلو ، یہاں وکی ہاؤ کمپنیاں، جوزف آلہ پر۔ میں آپ کی کس طرح مدد کرسکتا ہوں؟ اس طرح ، نمائندے کو معلوم ہوگا کہ وہ کس سے بات کر رہا ہے اور آپ کی کمپنی کی شناخت کیا ہے جو اسے گفتگو جاری رکھنے کا موقع فراہم کرے گی۔ اگر آپ نجی سیکرٹری کی حیثیت سے کام کرتے ہیں تو ، اس شخص کی نشاندہی کریں جس کے لئے آپ کام کر رہے ہیں (مثال کے طور پر ، "مسٹر اسمتھ کا دفتر ، ڈیوائس پر جوزف") ، کیونکہ یہ ممکن ہے کہ واقعتا یہ وہ شخص ہے جس کا واقعتا آپ تلاش کر رہے ہیں۔ شامل ہوں۔
   • اگر آپ کسی خدمت کا حصہ ہیں تو ، اس شخص کو بتائیں کہ آپ کیا کر رہے ہیں تاکہ وہ جان لیں کہ کس قسم کے سوال پوچھنا ہیں۔ "ہیلو ، یہ جیسکا کا اکاؤنٹنگ ہے" کہہ کر اپنی شناخت کریں۔ اپیل کنندہ کو یہ جاننے کی اجازت دیں کہ آیا اس نے دفتر سے یا اس شخص سے رابطہ کیا ہے جس سے وہ چاہتا ہے اور اگر اسے کسی اور سے بات کرنی چاہئے۔

5. 
   

   
   
   
   فون کے قریب ایک نوٹ بک اور ایک قلم رکھیں۔ اگر آپ شخص آپ کو چھوڑ دیں یا آپ کو دوسری معلومات دیں تو یہ آپ کو جلدی سے نوٹس لینے کی اجازت دے گا۔ اپنے نمائندے کو لکھنے کے ل look کچھ وقت تلاش کرنے کے لئے انتظار کرنے سے گریز کریں۔

حصہ 2 فون پر بات کریں

1. 
   

   
   بات کرتے ہو Sm مسکرائیں۔ یہاں تک کہ اگر آپ اچھے موڈ میں نہیں ہیں ، صرف مسکراتے ہوئے اور ایسا کرنے کا بہانہ کرتے ہوئے آپ کے نمائندے کو یہ سوچنے پر مجبور کرسکتا ہے کہ آپ اچھے ہیں۔ اس سے آپ کو اپنے موڈ کو بہتر بنانے میں بھی مدد مل سکتی ہے۔

2. 
   

   
   واضح اور پیشہ ورانہ بات کریں۔ چونکہ آپ پیشہ ورانہ ماحول میں ہیں ، لہذا یہ ضروری ہے کہ آپ اور آپ کے نمائندے ایک دوسرے کو صاف اور درست طور پر سمجھ سکیں۔ خاموشی سے بولیں اور اپنے الفاظ کا تلفظ کریں تاکہ آپ کو یقین ہو کہ یہ اچھی طرح سے چل گیا ہے اور اس کو سمجھ گیا ہے۔
   • "ہاں ،" "یقینی طور پر ،" یا "نہیں" جیسے واقف نعرے کے تاثرات استعمال کرنے سے گریز کریں۔ "ہاں" اور "نہیں" جیسے واضح الفاظ اور جملے استعمال کرکے اس سے بات کریں۔ بات چیت کے دوران آپ اپنے نمائندے کے ساتھ جو بھی معلومات کا تبادلہ کرتے ہیں ، آپ کے مابین کسی الجھن سے بچیں۔معمولی جملے والے جملے جیسے "شکریہ" اور "کچھ نہیں" ، اگر کوئی ہے تو کہنا نہ بھولنا۔
   • اگر آپ اس شخص سے مخصوص معلومات جیسے خطوط یا فون نمبر (جیسے نام یا فون نمبر) سے بات چیت کرنا چاہتے ہیں تو ، فونیٹک حرف تہجی کی اچھی کمانڈ حاصل کرنا مددگار ثابت ہوسکتا ہے۔ اس طرح ، آپ ان حرفوں کو الجھانے سے بچ سکتے ہیں جو "ایم" اور "N" کی طرح اسی طرح بیان کیے جاتے ہیں ، جیسے "M Like of" جیسے مفید نکات کا استعمال کرتے ہیں۔

3. 
   

   
   نمائندے سے پیشہ ورانہ بات کریں۔ اس شخص کا نام ("مسٹر اسمتھ") استعمال کریں اور اس کا پہلا نام نہیں ، خاص طور پر اگر آپ نمائندے کو ذاتی طور پر نہیں جانتے ہیں۔ بات چیت کے دوران اس کا نام نہ بھولیں اور اسے استعمال کریں۔
   • آپ اس شخص کا نام آتے ہی اس کا نام لکھ سکتے ہیں تاکہ آپ اسے یاد رکھیں۔ یہ بہت مفید ہوسکتا ہے۔

4. 
   

   
   اگر ضروری ہو تو کال کو منتقل کریں۔ اگر کوئی آپ کو کام کرنے کے لئے بلاتا ہے تو ، یہ بالکل ممکن ہے کہ وہ کسی خاص مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کر رہے ہوں یا کسی خاص شخص کے پاس جمع کرانے کے لئے سوالات ہوں۔ اگر آپ واقعی کسی سوال یا تشویش کا جواب دینا نہیں جانتے ہیں تو ، اس کا جواب دینے کی کوشش نہ کریں۔ اس کے بجائے ، تجویز کریں کہ آپ اپنی کال کسی ایسے شخص کو منتقل کریں جو جواب دینے اور آپ کی مدد کرنے میں زیادہ اچھے ہوجائے۔ اس سے یہ بھی پتہ چل جائے گا کہ آپ کو اس کے مسئلے کی پرواہ ہے اور اس کے حل میں اس کی مدد کرنے کے لئے تیار ہیں۔
   • آج کل ڈیسک ٹاپ فونز کی اکثریت میں کال ٹرانسفر کی خصوصیت موجود ہے۔ معلوم کریں کہ آیا یہ خصوصیت آپ کے دفتر میں دستیاب ہے اور یہ کیسے کام کرتی ہے۔ اگر یہ معاملہ نہیں ہے تو ، اس شخص کا نمبر لیں جس سے آپ کا نمائندہ کال کرے گا اور اسے معلومات بھیج دے گا۔
   • ایسا کرتے ہوئے زیادہ سے زیادہ شائستہ ہونا یاد رکھیں اور کال کو منتقل کرنے کی پیش کش کریں۔ مثال کے طور پر ، آپ کہہ سکتے ہیں ، "مجھے ڈر ہے کہ میں آپ کے سوال کا جواب نہیں دے سکتا ہوں۔ کیا آپ پسند کریں گے کہ میں آپ کی کال کو جیکس میں منتقل کردوں ، کون آپ کی مدد کرسکتا ہے؟ "
   • اگر کوئی اور دستیاب نہیں ہے تو ، تجویز کریں کہ آپ اسے لے لیں۔ اسے بعد میں آگے بڑھانا نہ بھولیں۔

5. 
   

   
   پیشہ ورانہ طور پر کال ختم کریں۔ آپ اسے صاف اور شائستگی سے بتا سکتے ہیں کہ گفتگو ختم ہوگئی ہے اور وہ صرف "شکریہ" یا "الوداع" کہہ کر پھانسی دے سکتا ہے۔ اس بارے میں کوئی الجھن نہیں ہونی چاہئے کہ بات چیت جاری رہنی چاہئے یا نہیں۔
   • اپنے نمائندے کو پھانسی دیں۔ اس کے پاس فون ہے ، لہذا آپ کو پہلے سے فون کرنے اور گفتگو بند کرنے پر اسے اپنی مرضی کے مطابق لینے کی اجازت دینا ہوگی۔ اگر آپ لٹ جاتے ہیں تو بھی اگر وہ بات چیت ختم کرنے کے لئے تیار نہیں ہے تو ، یہ بے ہودہ لگ سکتا ہے یا آپ اہم جانکاری کو اپنے آپ سے بچنے دے سکتے ہیں۔